Kotiorganisaation käyttäjähallinnon kuvaus

Versio

Tekijä

Päiväys

  1.0

Esa Mätäsaho

23.10.2009

1.1

Iikka Kupari

20.04.2010

1.2

Iikka Kupari

4.10.2010

1.3

Iikka Kupari

18.11.2010

1.4

Esa Mätäsaho

25.6.2014

1.5

Iikka Kupari

3.7.2014

Tässä dokumentissa kuvataan Lapin yliopiston käyttäjähallintoa. Käyttäjähallinnosta vastaa yliopiston ATK-palvelut yksikkö.

Käyttäjätietokannan tekninen toteutus on Windows-verkon käyttäjähakemisto (AD), mistä Identity Provider -palvelin noutaa attribuutit. Windows-verkon käyttäjähakemistoa ylläpidetään keskitetyn käyttäjähallinnon järjestelmän avulla (FIM), opiskelijarekisterin (Oodi)  ja henkilökuntarekisterin (Personec.F) tietojen pohjalta.


Tässä dokumentissa kuvataan Lapin yliopiston käyttäjähallintoa. Käyttäjähallinnosta vastaa yliopiston IT-palvelut yksikkö.

Käyttäjätietokannan tekninen toteutus on Windows-verkon käyttäjähakemisto (AD), mistä Identity Provider -palvelin noutaa attribuutit. Windows-verkon käyttäjähakemistoa ylläpidetään keskitetyn käyttäjähallinnon järjestelmän avulla (FIM), opiskelijarekisterin (Oodi) ja henkilökuntarekisterin (Personec.F) tietojen pohjalta.



1. Käyttäjätietokannan ja perusrekistereiden kytkentä

1.1. Opiskelijarekisteri

Lapin yliopiston opiskelijarekisterinä käytetään Oodi-järjestelmää. Käyttäjähallinnon kannalta olennaiset opiskelijatiedot synkronoidaan keskitetyn käyttäjähallinnon järjestelmään automaattisesti kerran vuorokaudessa ja Windows-verkon käyttäjähakemistoon viidesti viikossa (arkipäivisin) käyttöpalveluhenkilöstön toimenpitein.

1.1.1. Uusi opiskelija

Uusille läsnä oleviksi ilmoittautuneille opiskelijoille perustetaan opiskelijarekisterissä olevien tietojen pohjalta uusi käyttäjätili käyttäjähakemistoon. Samalla opiskelijalle perustetaan sähköpostilaatikko organisaation sähköpostijärjestelmään. Käyttäjätunnukset aktivoidaan henkilökohtaisilla suomalaisilla verkkopankkitunnisteilla tai mobiilivarmenteella . Jos pankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta ei ole käytössä, käyttäjä ottaa yhteyttä yliopiston opiskelijoiden Helpdeskiin.

Myös poissaolevaksi ilmoittautuneelle opiskelijalle luodaan käyttäjätili ja sähköpostitunnus ja ne ovat hänen käytettävissään myös poissaoloajan.

1.1.2. Opiskelijan tiedoissa tapahtuu muutos

Opiskelijarekisterissä muuttuneet tiedot päivitetään Windows-verkon käyttäjähakemistoon viidesti viikossa (arkipäivisin).

1.1.3. Opiskelija lakkaa olemasta opiskelija

Organisaatio katsoo, että opiskelija lakkaa olemasta opiskelija

1.sen jälkeen kun opiskelija on valmistunut
2.keskeyttää opintonsa
3.kun opiskelija poistetaan kirjoilta muusta syystä


Päivittäisen tiedonsiirron yhteydessä tuodaan läsnäolo- tai valmistunut tieto opiskelijarekisteristä keskitetyn käyttäjähallinnon järjestelmään. 28 päivää opiskelijastatuksen päättymisestä käyttäjätunnus lukittuu, sen roolitiedot (eduPersonAffiliation) poistuvat ja sähköpostin vastaanottaminen loppuu. Nämä toimenpiteet tapahtuvat automaattisesti.

1.2. Henkilökuntarekisteri

Henkilökuntarekisteristä siirretään käyttäjähallinnon kannalta olennaiset henkilökuntatiedot keskitetyn käyttäjähallinnon järjestelmään kerran vuorokaudessa ja Windows-verkon käyttäjähakemistoon viidesti viikossa (arkipäivisin).

1.2.1. Uusi työntekijä

Uuden työntekijän tiedot saadaan henkilökuntarekisteristä niiden tallentamista seuraavana päivänä. Keskitetyn käyttäjähallinnon järjestelmän tietojen perusteella työntekijälle luodaan käyttäjätunnus automaattisesti. Jos uudella työntekijällä on ollut käyttäjätunnus (esim. työsuhde on keskeytynyt lyhyeksi aikaa), mutta ei käyttöoikeutta, saa hän saman tunnuksen uudelleen käyttöönsä.

1.2.2. Työntekijän tiedoissa tapahtuu muutos

Päivittäisen tiedonsiirron yhteydessä tuodaan tieto henkilökuntarekisteristä keskitetyn käyttäjähallinnon järjestelmään, josta tiedot päivitetään Windows-verkon käyttäjähakemistoon viidesti viikossa (arkipäivisin).

1.2.3. Työntekijä lakkaa olemasta työntekijä

Päivittäisen tiedonsiirron yhteydessä tuodaan tieto henkilökuntarekisteristä keskitetyn käyttäjähallinnon järjestelmään, josta tiedot päivitetään Windows-verkon käyttäjähakemistoon viidesti viikossa (arkipäivisin).

Työntekijä lakkaa olemasta työntekijä, kun hänellä ei ole voimassaolevaa työ- tai virkasuhdetta. Seitsemän päivää työsuhteen päättymisestä käyttäjätunnus lukittuu, sen roolitiedot (eduPersonAffiliation) poistuvat ja sähköpostin vastaanottaminen loppuu. Nämä toimenpiteet tapahtuvat automaattisesti.

1.3. Muut käyttäjät ja heidän henkilötietojensa ajantasaisuus

Käyttäjätunnus voidaan myöntää myös Lapin yliopiston ulkopuoliselle henkilölle, joka perustellusta syystä tarvitsee tunnusta. Tavallisimpia ryhmiä ovat sivutoimiset tuntiopettajat, emeritukset ja huoltohenkilökunta. Nämä tunnukset ovat aina määräaikaisia. Näiden tunnuksien myöntämisestä päättää niitä anovan tiedekunnan tai erillislaitoksen henkilökunta.

Ulkopuolisten käyttäjien (ufo-käyttäjät) tiedot talletetaan ufo-käyttäjärekisteriin. Ulkopuolisen käyttäjän tunnuksen anoja kirjataan ufo-rekisteriin myönnetyn identiteetin omistajaksi. Tunnus sulkeutuu välittömästi anotun käyttöoikeuden päättymispäivän jälkeen.

Ulkopuolisten käyttäjien tiedot päivittyvät Windows-verkon käyttäjähakemistoon ajastettujen tiedonsiirtojen yhteydessä.



2. Henkilöllisyyden todentaminen

2.1. Käyttäjätunnuksen antamisen yhteydessä

Opiskelija saa käyttäjätunnustiedot lukukauden alussa tapahtuvassa tunnustenjakotilaisuudessa ja sen jälkeen ICT-HelpDeskistä. Opiskelijan henkilöllisyys todennetaan kuvallisella henkilötodistuksella (ajokortti, passi, viranomaisen antama henkilötodistus) ennen tietojen luovuttamista.

Työntekijöiden ja ufojen käyttäjätunnustiedot lähetetään sisäisessä postissa laitoksen sihteerille, joka välittää tiedot eteenpäin. Henkilötietojen tarkastus on tehty työsopimuksen allekirjoituksen yhteydessä.

2.2. Kun käyttäjä kirjautuu käyttäjätunnuksensa avulla

Salasanavaatimuksena on: vähintään kahdeksan merkkiä pitkä, muistetaan kolme viimeistä salasanaa ja salasana vanhenee 6 kuukaudessa.



Lisäksi tiedotuksella ohjeistetaan käyttämään salasanassa isoja ja pieniä kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä.




3. Käyttäjätietokannassa saatavilla olevat tiedot



Attribuutti

Saatavuus

Miten ajantasaisuus turvataan

Muuta (esim. tulkintaohje)

cn / commonName

  x

  Viisi kertaa viikossa

 MUST

description

 

 

 

displayName

  x

 Viisi kertaa viikossa

 MUST

employeeNumber

  x

 Viisi kertaa viikossa

  Henkilökuntanumero

facsimileTelephoneNumber

 

 

 

givenName

 

 

 

homePhone

 

 

 

homePostalAddress

 

 

 

jpegPhoto

 

 

 

l / localityName

 

 

 

labeledURI

 

 

 

mail

  x

 Viisi kertaa viikossa

 

mobile

 

 

 

o / organizationName

 

 

 

ou / organizationalUnitName

 

 

 

postalAddress

 

 

 

postalCode

 

 

 

preferredLanguage

  x

  Manuaalinen ylläpito

 Lisätään tarvittaessa "fi" tai "eng" 

seeAlso

 

 

 

sn / surname

  x

 Viisi  kertaa viikossa

 MUST

street

 

 

 

telephoneNumber

 

 

 

title

 

 

 

uid

 

 

 

userCertificate

 

 

 

eduPersonAffiliation

  x

 Viisi kertaa viikossa

 Member, Affiliate, Student,

Faculty, Alumn, Faculty Affiliate, Staff

eduPersonEntitlement                                         

 x

  Manuaalinen ylläpito

CSC:n tietohallintoroolin määritys 

eduPersonNickName

 

 

 

eduPersonOrgDN

 

 

 

eduPersonOrgUnitDN

 

 

 

eduPersonPrimaryAffiliation

 

 

 

eduPersonPrimaryOrgUnitDN

 

 

 

eduPersonPrincipalName

  x

 Viisi  kertaa viikossa

Uniikki, staattinen 

eduPersonScopedAddiliation

 

 

 

eduPersonTargetedID

 

 

 

schacMotherTongue

 

 

 

schacGender

 

 

 

schacDateOfBirth

 

 

 

schacPlaceOfBirth

 

 

 

schacCountryOfCitizenship

 

 

 

schacHomeOrganization

  x

 Viisi  kertaa viikossa

ulapland.fi

schacHomeOrganizationType

  x

 Viisi  kertaa viikossa

university

schacCountryOfResidence

 

 

 

schacUserPresenceID

 

 

 

schacPersonalUniqueCode

  x

  Kaksi kertaa viikossa

  Opiskelijanumero

schacPersonalUniqueID

 

 

 

schacUserStatus

 

 

 

funetEduPersonHomeOrganization

 

 

superseded

funetEduPersonStudentID

 

 

superseded

funetEduPersonIdentityCode

 

 

superseded

funetEduPersonDateOfBirth

 

 

superseded

funetEduPersonTargetDegreeUniversity

 

 

superseded

funetEduPersonTargetDegreePolytech

 

 

superseded

funetEduPersonTargetDegree

 

 

 

funetEduPersonEducationalProgramUniv

 

 

superseded

funetEduPersonEducationalProgramPolytech

 

 

superseded

funetEduPersonProgram

 

 

 

funetEduPersonMajorUniv

 

 

superseded

funetEduPersonOrientationAlternPolytech

 

 

superseded

funetEduPersonSpecialisation

 

 

 

funetEduPersonStudyStart

 

 

 

funetEduPersonPrimaryStudyStart

 

 

 

funetEduPersonStudyToEnd

 

 

 

funetEduPersonPrimaryStudyToEnd

 

 

 

funetEduPersonCreditUnits

 

 

 

funetEduPersonECTS

 

 

 

funetEduPersonStudentCategory

 

 

 

funetEduPersonStudentStatus

 x

 Viisi kertaa viikossa

 "absent" tai "present"

funetEduPersonStudentUnion

 

 

 

funetEduPersonHomeCity

 

 

 

funetEduPersonEPPNTimeStamp

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


4. Muuta

4.1. Kardinaliteetit

Yhdellä luonnollisella henkilöllä on yksi identiteetti käyttäjähallintojärjestelmässä, lukuun ottamatta ylläpitohenkilöstöä, joilla on tavallisen käyttäjätunnuksen lisäksi ylläpitotunnus.

Käyttäjän roolitiedot ja käyttöoikeudet muuttuvat automaattisesti opinto-oikeuksien ja työsuhteiden alkaessa ja päättyessä.

4.2. EduPersonPrincipalNamen revokointi ja kierrätys

Tunnus ei voi vaihtua ellei synnytetä uutta identiteettiä. Käyttäjätunnusta ei vaihdeta ilman erityisen painavaa syytä.

Tunnusoikeuden poistuttua, tunnus lukitaan kuudeksi kuukaudeksi, minkä jälkeen se poistetaan. Mikäli sama henkilö palaa työ- tai opintosuhteeseen, sama tunnus aktivoidaan hänen käyttöönsä. Tunnuksia ei kierrätetä.




Tiedostot



Nimi

Lapin yliopiston käyttäjähallinnon kuvaus_03072014.pdf (162,5 kB)