Arviointi ja dokumentointi

Viestintäpalveluiden toimintaa arvioidaan vuosittain kehittämis- ja hallintopalveluiden tulosneuvotteluissa sekä rehtorin kanssa käydyissä neuvotteluissa. Keskustelujen tuloksia hyödynnetään viestinnän toiminnan suunnittelussa. Yliopiston sisäistä viestintää arvioidaan vuosittain tehtävässä työtyytyväisyyskyselyssä sekä henkilökunnalle ja opiskelijoille tehtävässä kyselyssä, joka koskee kehittämis- ja hallintopalveluiden tuottamia palveluita.

Viestintäpäällikkö käy kaikkien viestintäpalveluiden työntekijöiden kanssa vuosittain henkilökohtaiset kehityskeskustelut. Viestintäpäällikkö käy oman kehityskeskustelunsa rehtorin kanssa. Kehityskeskusteluissa esille tulevista yleisistä toiminnan kehittämistä koskevista asiasta tehdään kirjallinen koonti, joka toimitetaan kaikille viestintäpalveluiden työntekijöille. Lisäksi yksikkö pitää säännöllisesti yhteisiä palavereita ja kehittämispäiviä, joissa pohditaan toimintaa.
 
Yleistä palautetta viestintäpalvelut saa yliopiston www-sivuilla olevan palautelomakkeen kautta. Sivuilla vierailevat voivat antaa sillä palautetta, joka välittyy Lapin yliopiston viestinnän sähköpostiin tiedotus@ulapland.fi Palaute välitetään eteenpäin asiasta vastaavalle henkilölle. Viestintäpalveluiden toiminta-alaa koskevaa palautetta käsitellään tarvittaessa yksikön säännöllisissä palavereissa tai asiasta vastaavan työntekijän kanssa.

Lisäksi viestintäpalvelut käyttää useita laadullisia ja määrällisiä menetelmiä toimintansa säännölliseen arviointiin. Niistä kerrotaan tarkemmin seuraavissa kappaleissa.

Tunnettuus, imago ja markkinointiviestintä

Lapin yliopiston kansallista markkinointiviestintää koordinoidaan vuosittain laadittavalla suunnitelmalla, joka tehdään yhteistyössä tiedekuntien ja opiskelupalveluiden kanssa. Suunnitelma koostuu yleisestä tunnettuuden kehittämisestä sekä potentiaalisille opiskelijoille suunnatusta markkinointiviestinnästä. Työssä onnistumista seurataan mm. hakijamäärillä sekä verkkosivuille tehdyillä vierailuilla. Vuonna 2009 kehitetään edelleen markkinointiviestinnän kokonaisvaltaista suunnittelua opiskelijoiden rekrytoimiseksi.

Lapin yliopisto arvioi yleistä tunnettuuttaan ja imagoaan säännöllisin väliajoin. Taloustutkimus Oy:n tekemä imagotutkimus on tilattu vuodesta 2002 lähtien. Viime vuosien tutkimusten mukaan Lapin yliopisto on nostanut imagoaan muita yliopistoja selvästi enemmän. Tutkimusten tuloksia on hyödynnetty Lapin yliopiston markkinointiviestinnässä.

Lapin yliopisto oli mukana vuonna 2006 alkaneessa kaksivuotisessa tutkimushankkeessa, joka tehtiin yhteistyössä Lappeenrannan teknillisen yliopiston ja Vaasan yliopiston kanssa. Siinä tutkittiin, miten opiskelija aktivoituu tai aktivoidaan yliopiston tai alueen toimijaksi. Tutkimuksen tuloksia on pyritty huomioimaan opiskelijarekrytoinnissa.
 
Lisäksi viestintäpalvelut on mukana Rovaniemi opiskelijakaupunkina -yhteystyöfoorumissa, jonka jäseniä ovat kaupunginjohtaja, apulaiskaupunginjohtajat, Lapin yliopiston ja Rovaniemen ammattikorkeakoulun rehtorit, opiskelija-asuntosäätiön toimitusjohtaja, Lapin Kansan päätoimittaja sekä opiskelijoiden edustajat. Työryhmä kokoontuu noin kolme kertaa vuodessa pohtimaan alueen palveluiden laatua ja kehittämiskohteita. Työryhmän tavoitteena on tehdä Rovaniemestä entistä opiskelijaläheisempi kaupunki.

Ulkoinen ja sisäinen viestintä

Populaarin tiedeviestinnän kehittämisessä viestintäpalvelut toimii yhteistyössä mm. tiedeneuvoston kanssa tutkimustoiminnan näkyvyyden parantamiseksi. Kehittämisen kohteina ovat esimerkiksi yliopiston tutkimusta esittelevät verkkosivut. Viestintäpalveluiden työntekijöitä osallistuu tiedeneuvoston kokouksiin, minkä kautta viestintäpalvelut saa kehittämisehdotuksia ja tukea populaarin tiedeviestinnän kehittämiseen. Tärkeitä populaarin tiedeviestinnän välineitä ovat myös tiedotteet, jotka välitetään tiedotusvälineille ja julkaistaan uutisina yliopiston verkkosivuilla. Esimerkiksi jokaisesta väitöksestä tehdään 1-2 sivun tiedote yhteistyössä väittelijän kanssa. Myös väitöskirjan kansi suunnitellaan yksilöllisesti yhteistyössä graafisen suunnittelijan ja graafisen suunnittelun opiskelijoiden kanssa. Lisäksi viestintäpalvelut tekee tiedotteita tieteellisistä ja populaareista julkaisuista sekä seminaareista ja konferensseista. Viestintäpalvelut arvioi medialle tarjottavia aiheita niiden uutisarvon ja yliopiston yleisen julkisuuskuvan kannalta.

Muita keskeisiä tiedeviestinnän kanavia ovat yliopiston verkkosivut, yliopiston oma yhteisölehti Kide, erilaiset tapahtumat sekä tiedotusvälineet.

Medialle suunnatun viestinnän arvioinnissa on käytetty vuosina 2004-2007 Observer Finlandin laajaa mediaseurantaa. Viestintä tekee seurantaa tällä hetkellä pääosin Pohjois-Suomen sanomalehtien sekä Helsingin Sanomien osalta. Lisäksi mediaviestinnän arvioinnissa käytetään suoraa palautetta toimittajilta, joihin ollaan yhteydessä lähes päivittäin.

Viestintäpalvelut järjestää tärkeimpien paikallisten medioiden kanssa yhteiset palaverit lukukausittain sekä kerran vuodessa yhteisen tapaamisen kaikkien alueen toimittajien kanssa. Lisäksi viestintäpalvelut järjestää päätoimittajille ja uutispäälliköille rehtorin johdolla kaksi kertaa lukukaudessa rehtorin pressilounaan, jolla käsitellään yliopiston kannalta tärkeitä ajankohtaista asioita. Tilaisuuksissa median edustajilla on mahdollisuus antaa palautetta yliopiston viestintäpalveluista.         

Kide-lehden lukijatutkimuksen Lapin yliopiston viestintäpalvelut teki viimeksi vuonna 2000. Kide-lehdellä on myös oma palautelaatikko verkossa, jonka kautta palautetta tulee säännöllisesti. Palaute lehden sisällöstä ja visuaalisesta ilmeestä on ollut pääsääntöisesti myönteistä. Kide-lehteä arvioidaan ja palautetta käsitellään lukukausien aikana toimituskokouksissa ja lehden kuvapalavereissa. Lehteä kehitetään tarvittaessa ulkopuolisen konsultoinnin avulla. Konsultointia on hankittu vuosina 2005 ja 2006 sekä hankitaan vuonna 2009. 

Lapin yliopiston www-sivujen koordinointi ja kehittäminen hoidetaan keskitetysti viestintäpalveluista, mikä mahdollistaa yhdenmukaiset käytännöt ja toimintaperiaatteet sivustojen tuottamisessa. Viestintäpalvelut järjestää yliopiston työntekijöille, jotka päivittävät verkkosivuja, säännöllistä koulutus- ja tiedotustilaisuuksia verkkoviestintään liittyvistä asioista. Tilaisuuksissa saadaan myös palautetta verkkoviestinnän kehittämistyötä varten.    

Lapin yliopisto tekee yhteistyötä alueen muiden SevenWeb-käyttäjien (Rovaniemen kaupunki, Rovaniemen koulutuskuntayhtymä sekä Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia) kanssa. Yhteistyön tuloksena on määritelty ja kehitetty julkaisujärjestelmään uusia toimintoja sekä tehty yhteishankintoja, mikä on pienentänyt kustannuksia. Yhteistyö SevenWeb-käyttäjien kesken on parantanut kaikkien sivustojen toiminnallisuutta ja tietoturvaa.

Kongressipalvelu

Kongressipalvelu toimii viestintäpalveluiden vastuualueella. Kongressipalvelu auttaa täyden palvelun periaatteella kokousten ja kongressien järjestäjiä tapahtumien toteutuksessa ensimmäisistä suunnittelupalavereista käytännön järjestelyihin ja viimeisiin jälkiselvittelyihin saakka. Kongressipalvelu palvelee sekä yliopistoa että ulkopuolisia kokousjärjestäjiä.

Kongressipalvelut kerää palautetta kahdelta eri taholta: konferenssien osallistujilta ja järjestäjiltä. Varsinkin suuremman tapahtuman järjestäjä haluaa tietää, miten tilaisuus onnistui. Palautetta pyydetään osallistujilta palautelomakkeella tai tapahtuman jälkeen osallistujille lähetettävällä sähköisellä lomakkeella. Lomakkeet sisältävät myös kysymyksiä kongressipalvelun tehtäväalaan liittyen. Palautekyselyn lisäksi kongressipalvelu saa paljon oma-aloitteisia palauteviestejä järjestäjiltä tapahtuman suunnittelu- ja valmisteluvaiheen aikana ja kootusti tapahtuman jälkeen. Palautteen pohjalta arvioidaan, miten työssä on onnistuttu.