Viestintäpalveluiden tehtävät

Viestintäpalvelut koordinoi yliopiston tiedeviestintää, työyhteisöviestintää ja ulkoista viestintää, tuottaa esittelyaineistoa, koordinoi yliopiston verkkoviestinnän kehittämistä ja yliopiston visuaalista ilmettä sekä tuottaa koko yliopistoa koskevia tilaisuuksia ja tapahtumia. Lisäksi viestintäpalvelut tukee tiedekuntien ja yksiköiden viestinnän suunnittelua sekä toimii linkkinä median ja yliopiston välillä.

Toimintansa tueksi viestintäpalvelut tuottaa yhdessä johdon, tiedekuntien ja yksiköiden kanssa koko yliopistoa koskevan vuosittaisen viestintäsuunnitelman.
 
 

Tiedeviestintä

Viestintäpalveluiden päätehtävä on tiedeviestintä eli Lapin yliopiston tutkimuksen, taiteellisen toiminnan ja opetuksen tunnetuksi tekeminen.

Tiedeviestintä edistää osaltaan lahjakkaiden opettajien, tutkijoiden ja opiskelijoiden rekrytointia, tukee tutkimuksen, perusopetuksen ja hanketoiminnan rahoitusta sekä antaa tietoa yliopiston toiminnasta sidosryhmille, päättäjille ja suurelle yleisölle.

Tiedeviestinnällisiä toimia ovat mm. Kide- ja Latitude-lehtien toimitustyö, tiedotteiden laadinta ja jakelu sekä tiedettä popularisoivien tapahtumien järjestäminen.
 
 

Kansainvälinen viestintä

Yliopiston kansainvälisiä sidosryhmiä ovat mm. potentiaaliset ulkomaalaiset opettajat, tutkijat, perusopiskelijat, jatko-opiskelijat, vaihto-opettajat ja -opiskelijat, yhteistyöyliopistot ja muut yhteistyökumppanit sekä kansainvälinen media. Lapin yliopiston viestintäpalvelut tukee yliopistoa kansainvälisille yhteistyö-, sidos- ja kohderyhmille suunnatussa viestinnässä.

Tulevaisuudessa kansainvälisyyden merkitys kasvaa edelleen, mikä luo haasteita kansainväliselle opiskelija- ja henkilöstörektytoinnille. Kansainvälistymiskehitys edellyttää selkeitä panostuksia kansainväliseen viestintään ja työyhteisöviestinnän aineistojen tuottamiseen englanniksi.
 
 

Työyhteisöviestintä

Viestintäpalvelut keskittyy työyhteisöviestinnässä konsultointiin, koko yliopiston viestintäosaamisen, viestintäkulttuurin ja viestintätapojen kehittämiseen sekä johdon ja esimiesten viestinnän tukemiseen.

Tiedekuntien tasolla viestintäpalvelut kehittää työyhteisöviestintää etsimällä tiedekunnista ja erillislaitoksista strategisia kumppaneita, joiden kanssa voidaan kehittää viestinnällistä yhteistyötä tukeva viestintäverkosto läpi yliopiston. Lisäksi viestintäpalvelut kehittää yhteistyötään hallintopalveluiden kanssa siten, että tiedot vireillä olevista asioista ja päätöksistä saataisiin henkilökunnan tietoon mahdollisimman nopeasti.
 
 

Markkinointiviestintä

Viestintäpalvelut koordinoi Lapin yliopiston kansallista opiskelijoiden rekrytointiin suunnattua markkinointiviestintää vuosittain laadittavalla suunnitelmalla, joka tehdään yhteistyössä tiedekuntien ja opiskelupalveluiden kanssa. Suunnitelma koostuu yleisistä tunnettuuden kehittämistoimenpiteistä sekä potentiaalisille opiskelijoille suunnatusta markkinointiviestinnästä.

Toimintaympäristön muuttuessa joudutaan kiinnittämään yhä enemmän huomiota myös kansainväliseen markkinointiviestintään. Kansainvälinen markkinointiviestintä on ollut tähän mennessä kokonaisuuksia esittelevää, täsmätietoa tutkimuksesta ja opetuksesta on ollut tarjolla vähemmän. Tulevaisuudessa tarvitaankin entistä enemmän eri asiakasryhmille suunnattua täsmämarkkinointia.

Erityisesti opiskelijarekrytoinnin näkökulmasta verkkoviestinnän ja sosiaalisen median mahdollisuudet tulee ottaa käyttöön entistä vahvemmin. Yliopiston tulee huomioida, että yliopistossa opiskelevat ovat henkilökunnan lisäksi erittäin tärkeitä yliopiston maineen lähettiläitä alumnien ohella.
 
 

Kriisiviestintä

Lapin yliopistossa toimii kriisiryhmä, jonka tehtävänä on organisoida toimintaa kriisitilanteissa. Ryhmä kutsuu tarvittaessa ulkopuolista apua sekä huolehtii kriisitilanteiden jatkohoidosta. Kriisiryhmän puheenjohtajana toimii henkilöstöpäällikkö ja sen viestinnästä vastaa viestintäpäällikkö.

Kriisitilanteessa ryhmän voi kutsua koolle kuka tahansa ryhmän jäsenistä, joka saa tiedon tapahtuneesta. Myös rehtorille sekä hallinto- ja lakiasiainjohtajalle ilmoitetaan tapahtuneesta välittömästi. Lapin yliopistolla on turva- ja kriisinhallintaopas, jossa ovat henkilöstön turvallisuuteen liittyvät yleiset ohjeet sekä yliopiston toimintaohjeet kriisitilanteita varten. Turva- ja kriisinhallintaopas löytyy yliopiston internetsivuilta sekä painettuna vihkona, joka on saatavilla yliopiston info-pisteistä.

Mainekriisien osalta erityisen tärkeä viestintävastuu on yliopiston rehtorilla maineen puolustamisessa ja palauttamisessa.
 
 

Verkkoviestintä

Lapin yliopiston internetsivujen koordinointi ja kehittäminen tuotetaan keskitetysti viestintäpalveluista, mikä mahdollistaa yhdenmukaiset käytännöt ja toimintaperiaatteet sivustojen tuottamisessa. Viestintäpalvelut järjestää yliopiston työntekijöille säännöllisiä koulutus- ja tiedotustilaisuuksia verkkoviestintään liittyvistä asioista sekä vastaa osaltaan viestintäosaamisen kehittämisestä yliopistossa.
 
 

Yhteistyö Lapin korkeakoulukonsernin viestinnän kanssa

Viestintäpalvelut tukee viestinnällään myös Lapin korkeakoulukonsernin viestintää. Yhteistyötä kehitetään erityisesti kansainvälisessä markkinointiviestinnässä. Konsernin viestinnän ohjausryhmä on kartoittanut alueita, joilla Lapin korkeakoulujen viestintäyksiköt voisivat syventää yhteistyötään.

Konsernin korkeakoulujen verkkosivut ovat yhteisessä InfoWeb-julkaisujärjestelmässä. Yhteistyön tuloksena on määritelty ja kehitetty julkaisujärjestelmään uusia toimintoja sekä tehty yhteishankintoja.