Vaihtodokumenttien kuvaukset

Acceptance Letter
Certificate of Language Proficiency
Erasmus+ Grant Agreement
Erasmus+ Learning Agreement for Traineeship
Erasmus+ Traineeship Evaluation Form
Learning Agreement for Studies
Learning Agreement for Traineeship
Letter of Confirmation
Motivation Letter, Statement of Purpose
Transcript of Records
Transcript of Work

  

ACCEPTANCE LETTER
Hyväksymiskirje


Hakuprosessin päätteeksi opiskelijavaihtoon hyväksytyt saavat vaihtoyliopistolta hyväksymiskirjeen, joka tulee ladata SoleMove -järjestelmään After exchange -välilehdelle sekä SoleGRANT -apurahahakemukseen Enclosures -välilehdelle ennen vaihtoon lähtöä.

Acceptance Letter kohdekorkeakoulusta toimii todisteena maahantuloa varten. Tämän lisäksi kaukokohteisiin hakevilla voi olla hyväksymiskirjeen mukana myös viisumikutsu, joka toimii on viisumin tai oleskeluluvan hakemisen dokumenttina.

 

CERTIFICATE OF LANGUAGE PROFICIENCY
Todistus kielitaidosta


Riittävä englannin tai kohdemaan kielitaito (B1/B2/C1) on yksi Lapin yliopiston vaihto-opiskelun valintaperusteista. Lisäksi kohdeyliopistojen valintaperusteena voi olla tietty kielitaitotaso, joten opiskelijan pitää todentaa kielitaitonsa sekä hakuprosessin 1. että 2. vaiheen aikana.

Kielitaidon voi todentaa seuraavilla tavoilla:

  • Opintosuoritusotteella (kurssin tason tulee näkyä suoritusotteella)
  • Vieraan kielen opettajan lausunnolla
  • Muulla kielitaitotodistuksella esim. kansalaisopiston kurssisuorituksella, ylioppilastodistuksella tai lukion päättötodistuksella.
  • Virallisella englannin kielitaitotestillä (TOEFL/IELTS), joka on pakollinen joissakin kaukokohteissa (esim. Yhdysvallat, Kanada, Australia, Hong Kong, Japani).
  • TOEFL/IELTS -tulosta ei tarvitse olla vielä 1. hakuvaiheessa, mutta opiskelijan on kerrottava milloin aikoo testin suorittaa.

 

Tarkastathan vaadittavan kielitaitotason SoleMOVE-järjestelmästä tai kohdeyliopiston nettisivuilta.

ERASMUS+ GRANT AGREEMENT
Apurahasopimus


Erasmus+ Grant Agreement -apurahasopimus on tarkoitettu kaikille Erasmus+ -opiskelijavaihtoon lähteville ja se liitetään osaksi sähköistä SoleGRANT -hakemusta ennen vaihtoon lähtemistä. Sopimuksesta käy ilmi vaihdon tarkka kesto päivissä sekä apurahan kokonaissumma.

 

ERASMUS+ LEARNING AGREEMENT FOR TRAINEESHIP
Harjoittelusuunnitelma

Erasmus+ -harjoittelusuunnitelmasta käy ilmi harjoittelijan työtehtävät harjoittelun ajalta ja se tulee täyttää ennen vaihtoon lähtöä. Harjoittelijan tulee toimittaa lomake harjoittelupaikkaan allekirjoitettavaksi, jonka jälkeen Lapin yliopisto hyväksyy harjoittelijavaihdon.

Uuden käytännön mukaan lomake allekirjoitetaan sähköisesti ja sitä päivitetään aina tarpeen mukaan. Erasmus+ -harjoittelijavaihtoon lähtevien ei siis tarvitse erikseen täyttää Transcript of Work -lomaketta vaan tiedot lisätään alkuperäiseen harjoittelusuunnitelmaan.

 

ERASMUS+ TRAINEESHIP EVALUATION FORM
Harjoittelun loppuraportti

Harjoittelua koskeva loppuraportti laaditaan SoleMOVE -järjestelmässä mahdollisimman pian harjoittelun päättymisen jälkeen. Harjoittelusta annettu palaute on ensiarvoisen tärkeää. Se auttaa tulevia Lapin yliopiston opiskelijoita ulkomailla suoritettavan harjoittelun suunnittelussa ja Kansainvälisten asiain yksikköä palveluiden kehittämisessä.

 

LEARNING AGREEMENT FOR OUTGOING STUDENTS
Opintosuunnitelma

Kaikkien vaihtoon lähtevien tulee tehdä opintosuunnitelma Learning Agreement for Outgoing Students -lomakkeelle, josta käy ilmi suunnitellut opinnot koko vaihdon ajalle.

 

Vaihto-opiskelun 1. hakuvaihe

1. hakuvaiheessa riittää, että opintosuunnitelma on alustava eikä allekirjoitusta tarvita.

Ennen kun alat täyttää 1. vaiheen opintosuunnitelmaa, lue tarkasti oman tiedekuntasi ohjeistus vaihto-opintojen suunnittelusta joko vaihto-opintojen suunnittelu -sivuilta tai Your Ticket to Ride -oppaasta.

Opintosuunnitelman pakollisia tietoja ovat:

Taulukko A (sivu 2):

  • mitä opintoja aiot suorittaa vaihtosi aikana (kurssin nimi + ECTS)
  • miten korvaat/sisällytät vaihdossa suoritetut opinnot tutkintoosi Lapin yliopistossa.

Opiskelija voi hakea muualla suoritettujen opintojen hyväksilukemista tiedekunnan ulkopuolella suorittamillaan opinnoilla kahdella tavalla:

  • tutkintoon kuuluvia opetussuunnitelman mukaisia opintoja korvataan muualla suoritetuilla, sisällöltään vastaavilla opinnoilla
  • tutkintoon sisällytetään muualla suoritettuja opintoja, esim. sivuaineita tai ulkomaisessa yliopistossa suoritettuja opintoja.

 

Täytä jokaiseen vaihtokohteeseen oma Learning Agreement -dokumentti ja skannaa dokumentit yhdeksi tiedostoksi SoleMOVEen. Ensimmäisessä hakuvaiheessa dokumenttiin ei tarvitse pyytää tiedekunnan kv suunnittelijan allekirjoitusta, mutta dokumentti on päivitettävä 2. hakuvaiheessa (varsinainen haku kohdeyliopistoon).

 

Vaihto-opiskelun 2. hakuvaihe:

2. hakuvaiheessa opintosuunnitelma muuttuu Opintosopimukseksi (Learning agreement) koti- ja kohdeyliopiston hyväksynnällä = allekirjoituksilla

Kun vaihto on vahvistunut, päivitetyn opintosuunnitelman hyväksyy oman tiedekunnan kansainvälisten asian suunnittelija, jonka jälkeen dokumentti lähetetään kohdeyliopistoon allekirjoitettavaksi. Opintosuunnitelman pakolliset tiedot tulee olla täytettynä lomakkeeseen.

Kun opintosuunnitelma on hyväksytty sekä koti- että vaihtoyliopistossa, opiskelija lataa tiedoston SoleMOVEen After exchange -välilehdelle. Tämä voi tapahtua jo ennen vaihtoon lähtemistä, tai kuukauden sisällä vaihdon alkamisesta.

 

Opintosuunnitelman muuttuessa vaihdon aikana 

Jos alkuperäiseen opintosuunnitelmaan on tullut muutoksia vaihdon aikana, opiskelija kirjaa muutokset

  • Learning Agreement for Outgoing Students Taulukkoon B (sivu 5)

     
    Opintosuunnitelman muutokset tulee hyväksyttää vaihtoyliopistossa ennen vaihdon loppumista, jonka jälkeen dokumentti ladataan SoleMOVEen After exchange -välilehdelle.


    Mikäli muutoksia ei opintojen osalta ole, opiskelija voi käyttää alkuperäistä allekirjoitettua opintosuunnitelmalomaketta ja ladata tämän sellaisenaan SoleMOVEen.

    Kaikki vaihdon aikana opintosuunnitelmaan tulleet muutokset päivitetään samaan lomakkeeseen. Viimeisimmät muutokset eli päivitetty versio tästä samasta opintosuunnitelmasta tulee ladata SoleMOVEen vaihdon jälkeen. Huomaathan, että SoleMOVE -järjestelmässä viimeiseksi ladattu tiedosto korvaa aina vanhan! 

     

    LEARNING AGREEMENT FOR TRAINEESHIP
    Harjoittelusuunnitelma

    Ennen harjoittelijavaihtoon lähtöä opiskelija täyttää Learning Agreement for Traineeship -lomakkeen, josta käy ilmi harjoittelijan työtehtävät vaihdon aikana. Harjoittelijan tulee toimittaa lomake harjoittelupaikkaan allekirjoitettavaksi, jonka jälkeen Lapin yliopisto hyväksyy harjoittelijavaihdon.

     

    LETTER OF CONFIRMATION
    Vaihdon vahvistaminen

    Letter of Confirmation -dokumentti tulee pyytää vaihtoyliopistolta allekirjoitettuna opiskelijavaihdon lopulla. Kirjeestä käy ilmi vaihdon kesto sekä tarkat päivämäärät. Letter of Confirmation ladataan SoleMOVEen After exchange -välilehdelle.

     

    MOTIVATION LETTER, STATEMENT OF PURPOSE
    Motivaatiokirje

    Motivaatiokirje laaditaan 1. hakuvaiheessa suomeksi. 2. hakuvaiheessa on hyvä varautua kirjoittamaan motivaatiokirje ensisijaisesti kohdemaan kielellä ja vasta toissijaisesti englanniksi. Jokaista hakukohdetta varten laaditaan oma motivaatiokirje. Ohjepituus on yksi A4.

    Kerro motivaatiokirjeessä

    1. miksi juuri sinut tulisi valita vaihto-opiskelijaksi kyseiseen yliopistoon.
    2. mitä alaa ja millaisia opintoja aiot kohdeyliopistossa opiskella (pää- vai sivuaineopintoja) sekä miten aiot sisällyttää opinnot omaan kotimaiseen tutkintoosi.
    3. millaista lisäarvoa kohdeyliopiston opinnot tuovat kotimaiseen tutkintoosi sekä miten vaihto-opinnot edesauttavat urakehitystäsi.
    4. kielitaidostasi tai jos sinulla on aiempaa kansainvälistä kokemusta.

      

    TRANSCRIPT OF RECORDS
    Opintosuoritusote


    1. hakuvaiheessa SoleMOVE-järjestelmään tulee ladata todistus Lapin yliopistossa suoritetuista opinnoista. Vaihtodokumentiksi 1. hakuvaiheessa kelpaa WebOodista saatava epävirallinen suoritusote, jossa ei ole antavan tahon allekirjoitusta ja leimaa.

    Mikäli 2. hakuvaiheessa kohdekorkeakoulu vaatii liitettäväksi opintosuoritusotteen, tulee sen olla virallinen (leima ja allekirjoitus) opintosuoritusote. Sen saat tiedekuntasi kansliasta opintosihteeriltä.

    Opiskeluvaihdon lopulla opiskelijan on pyydettävä vaihtoyliopistosta opintosuoritusote, josta käy ilmi kaikki vaihdon aikana suoritetut opinnot. Opintosuoritusotteessa on oltava kohdeyliopiston vastuuhenkilön allekirjoitus sekä yliopiston leima.

     

    TRANSCRIPT OF WORK
    Työtodistus


    Harjoitteluvaihdon lopulla vaihdossa olleen on hyvä pyytää itselleen työtodistus, josta käy ilmi harjoittelun kesto sekä työtehtävät. Todistus tai opintojen hyväksilukeminen voidaan jättää antamatta, jos opiskelija ei täytä vastaanottavan organisaation ammatillisia vaatimuksia tai ei muuten noudata sovittuja ehtoja. Kopio työtodistuksesta ladataan SoleMOVEssa After exchange -välilehdelle.

      

     

    sivun alkuun