Infokirje lokakuu 2012
Hyvä opiskelija,
Lapin yliopisto on hyväksynyt Sinut vaihto-opiskelijaksi lukuvuodeksi 2012-2013. Muistathan vahvistaa vaihtosi SoleMOVE-järjestelmässä I confirm -toiminnolla. Lopullisen päätöksen vaihto-opiskelijan hyväksymisestä tekee vastaanottava yliopisto. Ohessa on tarvittavat lomakkeet ja dokumentit vaihto-ohjelmittain kevätlukukaudella 2013 vaihtoon lähteville opiskelijoille. Katso vaihto-ohjelmaasi liittyvät dokumentit sivun oikeasta laidasta, täytä lomakkeet huolellisesi ja allekirjoita ne.
Lapin yliopisto ilmoittaa verottajalle vuosittain kaikki maksetut apurahat. Tarvitsemme henkilötunnuksesi, pankkitilinnumerosi ja verotuskuntasi matka-apurahasi maksamista varten.
Tallenna alla olevat dokumentit SoleMOVE-järjestelmään After Exchange -välilehdelle ja muista myös postittaa ne kv asiain sihteerille:
- täytetty ja allekirjoitettu vaihto-opiskelun vahvistus- ja apurahalomake
- kopio vastaanottavan yliopiston hyväksymispäätöksestä (Acceptance Letter)
- Erasmus-apurahan vastaanottamislomake (jos olet Erasmus-vaihto-opiskelija)
Postita lomakkeet Lapin yliopiston kv asiain sihteerille viimeistään 10.12.2012, jos haluat, että apurahasi maksetaan 15.1.2013. Jos et ehdi palauttaa lomakkeita 10.12. mennessä, apurahasi maksetaan myöhemmin, kun olet palauttanut kaikki vaadittavat dokumentit. Huomaathan, että Lapin yliopisto maksaa apurahoista 80 % vaihdon alussa ja loput 20 % vasta vaihdon jälkeen, kun kaikki tarvittavat dokumentit on palautettu.
Jos et ole vielä saanut virallista hyväksymiskirjettä vastaanottavasta yliopistosta, myös sähköpostiviestiä voidaan pitää hyväksymispäätöksenä. Kopion hyväksymispäätöksestä voi tallentaa SoleMOVEen myös myöhemmin. Mikäli tallennat hyväksymiskirjeen SoleMOVEen vasta apurahalomakkeiden lähettämisen jälkeen, ilmoita asiasta sähköpostitse kv asiain sihteerille, jotta tiedämme ottaa apurahasi käsittelyyn.
Lomakkeet voit palauttaa osoitteella:
Teija Liiri
Lapin yliopisto / Kansainväliset asiat
PL 122, 96101 Rovaniemi
(puh. 040 484 4465 sähköposti: teija.liiri (at) ulapland.fi)
Kevätlukukaudella 2013 vaihtoon lähtevien opiskelijoiden matka-apurahat maksetaan kevään aikana joko kuukauden 15. tai viimeinen päivä. Matka-apurahan maksu edellyttää, että olet toimittanut/tallentanut kaikki tarvittavat asiapaperit. Apurahatodistuksen voi tarvittaessa pyytää kv asiain taloussihteeriltä Jenni Sjömanilta. Nordplus-vaihtoon lähtevien opiskelijoiden matka-apurahat maksetaan Nordplus-verkostolta. Tiedekuntien kv suunnittelijoilta voi tiedustella tarkemmin Nordplus-apurahoista.
Liitteenä on vaihtoonlähtijän checklist, johon olemme kirjanneet ylös mitä sinun tulee hoitaa ennen vaihtoa, vaihdon aikana ja vaihdon jälkeen. Checklist on hyvä säilyttää ja ottaa mukaan vaihtoon, jotta muistat hoitaa kaikki vaihtoon liittyvät asiat. Liitteenä on myös Lapin yliopiston yhteyshenkilöt vaihto-opiskeluun liittyvissä asioissa. Katso Your Ticket to Ride -oppaasta vaihtoonlähtijän kalenteri (s.34) ja muistilista (s.37).
Muista, että olet Lapin yliopiston lähettiläs maailmalla. Osallistu kv päiville tai messuille, markkinoi Lapin yliopistoa. Kv toimisto voi lähettää pyydettäessä esitteitä ja muuta materiaalia, esimerkiksi sähköisenäkin löytyvää Study with us In Lapland -esitettä. Voit nyt jo tutustua meidän Student Ambassador -sivuihin.
Hyvää loppuvuotta ja ikimuistoista vaihtoa toivottaen,
Teija Liiri
Kansainvälisten asiain sihteeri
Information letter October 2012
Dear Student,
You have been accepted as an outgoing exchange student for the academic year 2012-2013 by the University of Lapland. Please remember to confirm your participation in the exchange program by clicking ‘I confirm’ in the SoleMOVE system. The final acceptance decision will be made by the receiving university.
On the right, you can find all the necessary forms and documents for outgoing exchange students going on exchange in spring 2013. The documents are listed by exchange program. Please fill out the forms carefully and sign them.
Each year, the University of Lapland informs the tax authorities of all paid grants. We will need your personal identification number, your bank account number and your taxation municipality in order to pay you your travel grant. The grant will not be paid until all the required documents have been returned. Please note that 80 % of the grant will be paid at the beginning of the exchange and the final 20 % after the exchange, once all the required documents have been returned.
Upload the following documents into the SoleMOVE system in the After Exchange tab and also remember to send the forms by mail to the International Coordinator:
- a completed and signed ’Confirmation and Grant Form for Exchange Period’
- a copy of the Letter of Acceptance from the receiving university
- the grant confirmation form for Erasmus grants (if you are an Erasmus exchange student)
An email message from the host university can be regarded as an acceptance decision. A copy of the official acceptance letter can be uploaded later, if it has not arrived by the time you are filling out the forms. If you are planning on uploading a copy of the acceptance letter after you have sent in your forms, please inform the International Coordinator by email, so we will know when to start processing your grant application.
Remember to send the forms by mail to the International Coordinator at the International Relations Office by December 10th at the latest, if you want your grant to be paid in mid-January. If you are not able to return the necessary forms by December 10th, your grant will be paid later, once all the forms have been returned.
The forms can be returned to the following address:
Teija Liiri
University of Lapland / International Relations
PL 122, 96101 Rovaniemi
(tel. 040 484 4465 email: teija.liiri (at) ulapland.fi)
The travel grants for outgoing exchange students in the spring 2013 semester will be paid in spring either on the 15th or the last day of the month. In order to receive the travel grant you must first return/upload all the necessary documents and forms. If you need a certificate of the grant you have received, you can ask for one from the International Relations Financial Secretary Jenni Sjöman. Students who are participating in a Nordplus exchange will receive their travel grant from the Nordplus network. More information about Nordplus grants can be obtained from the International Coordinators of the faculties.
On the right-hand side of this page, you can find the outgoing exchange student’s checklist, which includes information about the things that you should take care of before, during and after your exchange. We recommend saving the checklist and taking it abroad with you, so you will remember to take care of everything that has to do with the exchange.
You can also find the contact information of the university staff members who are in charge of matters regarding exchange studies. We also recommend taking a look at the calendar for exchange students (in Finnish) on page 34 of the ’Your Ticket to Ride’ guidebook.
Keep in mind that you are an ambassador of the University of Lapland while abroad. Take part in international fairs and promote the University of Lapland. You can ask the International Relations Office to send you brochures and other material, for example, the “Study with us in Lapland” brochure, which is also available in electronic format. You can also take a look at our Student Ambassador page before going abroad.
Wishing you a wonderful autumn and a memorable exchange,
Teija Liiri
International Coordinator