Marita Willman

  • Syntynyt vuonna 1971 Helsingissä
  • Aloitti opinnot Lapin yliopiston oikeustieteellisessä tiedekunnassa 1993
  • Valmistui oikeustieteen kandidaatiksi Lapin yliopistosta vuonna 1999
  • Toimi riskienhallinnan ja luotonvalvonnan tehtävissä sekä henkilöstöhallinnon tehtävissä vuosina 1998-2000
  • Toimi yrityslakimiehen tehtävissä tietoliikennealalla vuosina 2000-2005
  • Perusti Contractia Oy:n vuonna 2005
  • Yrityksen asiakkaita ovat suomalaiset perheyhtiökonsernit, kansainväliset pörssiyhtiöt, valtionyhtiöt sekä julkisen hallinnon organisaatiot
  • Vastaanotti Suomen Lakimiesliiton valtakunnallisen yrittäjyyspalkinnon 30.9.2011 

  

 

1. Marita Willmanin vuonna 2005 perustama yritys Contractia toimii yritysten ja yhteisöjen  sopimustenhallinnan neuvonantajana ja projektien vetäjänä. Yrityksessään Willman on yhdistänyt perinteisen lakimiehen osaamisen uudenlaiseen yrittämiseen. Mitä tarkoittaa sähköinen sopimustenhallinta?

Sopimustenhallinta - Contract Management - on erittäin laaja aihealue ja siksi haastava määritellä tässä lyhyesti. Se kattaa kaiken sopimusten laadinta- ja neuvotteluvaiheesta allekirjoitukseen ja sopimusvelvoitteen seurantaan sopimuksen elinkaaren aikana, myös sopimuksen päättymisen jälkeen. Se ymmärretään usein tarpeettoman kapeasti sopimusarkistoinniksi tai sopimusdokumenttien hallinnoinniksi. Sopimustenhallinta on sopimusvelvoitteen hallintaa, jonka osana hallinnoidaan myös sopimukseen liittyvää dokumentaatiota, seurataan sopimusmuutoksia sopimuksen elinkaaren aikana ja huolehditaan samalla myös asiakirjojen fyysisestä ja sähköisestä arkistoinnista. Sopimustenhallinnassa sopimuksen nykytila on tärkeää, ei se, miltä paperinippu näytti kun sopimus allekirjoitettiin vuosia sitten.

Minun työni ja konsultointini keskittyy pääasiassa sopimuksen allekirjoituksen tai voimaantulon jälkeiseen hallintaan, ns. post-signing sopimustenhallintaan. Velvoitteenhallinnan kehitysprojektin yhteydessä laitamme asiakasyritysten kanssa kuntoon usein myös vakuushallinnan sekä IPR-asioiden tai lupa-asioiden hallinnan järjestelmien avulla.

Sopimustenhallintajärjestelmä pyrkii kuvaamaan sopimustiedon hakijalle ja lukijalle mitä sopimukselle kuuluu tänään (osapuolet, aihe, keskeiset päivämäärät, voimassaolo ja elinkaari, muut määritellyt sopimuksista seurattavat asiat). Sopimustenhallintajärjestelmän avulla sopimustiedon hakija pääsee samalla näkemään sopimukseen liittyvät asiakirjat. Modernit sopimustenhallintajärjestelmät lähettävät automaattisesti hälytyksiä ja niistä saa informatiivisia sopimusraportteja.

Contractia Oy:llä ei ole omaa sopimustenhallintajärjestelmää, vaan pyrin tuntemaan kaikki Suomen markkinoilla olevat järjestelmät. Toimin asiakkaiden toimeksiannosta järjestelmien hankintakonsulttina. Pääasiassa suunnittelen sopimustenhallintaympäristön asiakkaan valitsemalle tekniselle alustalle ja ohjeistan ja valvon teknistä vaihetta. Vedän paljon myös käyttöönottoprojekteja, koulutan sopimustenhallintaa, järjestelmien käyttöä ja suunnittelen tehokkaampia sopimusprosesseja. Paras hetki on kun asiakkaan järjestelmä on suunnitelman mukaisesti teknisesti valmis ja testattu ja se henkilöstö osaa syöttää sopimustiedot sinne oikein.

2. Yritys tarjoaa uudenlaisen palvelukonseptin yrityksille ja organisaatioille sopimusten ja muiden velvoitteiden hoitoon.  Mikä merkitys sähköisellä sopimustenhallinnalla on nykyajan yrityksille ja yhteisöille ja ymmärtäväkö ne itse niiden merkityksen?

Lähes kaikki rahan tulo ja meno sekä velvoitteet yrityksissä perustuvat sopimuksille. Palvelen pääasiassa suuria organisaatioita, joissa on tuhansia voimassaolevia sopimuksia Tyypillistä on, että sopimukset sijaitsevat hajallaan yrityksen eri toimipisteissä, ja kansainvälisissä konserneissa ympäri maailmaa. Lisäksi sopimuksia säilytetään paljon osastokohtaisesti tai henkilöiden omilla työpisteillä.

Harvoissa yrityksissä on enää nimettyä arkistonhoitajaa tai keskusarkistoa. Vaikka tällainen toiminto olisikin, sen tehtävä on pysyväisarkistoida yrityksen tärkeät asiakirjat. Arkisto on aina pysyvä ja muuttumaton, sopimukset eivät koskaan.

Vanha sanonta, että sellainen sopimus on hyvä, jota ei tarvitse katsoa allekirjoituksensa jälkeen, on täysin tuulesta temmattu. Sopimuksia tarvitsee todella moni taho niiden allekirjoituksen jälkeen.

Sähköisen sopimustenhallinnan merkitys on alettu ymmärtää yrityksissä viime vuosina yhä paremmin. Tähän on vaikuttanut monta seikkaa. Kun asiakkaita palvellaan maailmanlaajuisesti ja eri aikavyöhykkeillä, sopimusten tulee olla saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Ulkoistamisten myötä useita yrityksen sisällä hoidettuja asioita hallinnoidaan nyt sopimussuhdetta seuraamalla. Myös tietojärjestelmien merkitys liiketoiminnoille ja hallinnolle on ymmärretty paremmin viimeisen kymmenen vuoden aikana. Tähän on osaltaan vaikuttanut se, että lakifunktiota johtaa tänä päivänä sukupolvi, jolle tämä nopeus ja modernit työkalut ovat välttämättömiä ja itsestään selviä. 80-luvun metodeilla ei pärjää enää 2010-luvun yritysmaailmassa. Yritykset, jotka ovat ottaneet käyttöönsä sähköisen sopimustenhallintajärjestelmän, eivät enää voi kuvitellakaan elävänsä ilman sitä.

3. Millaisia etuja sähköinen sopimustenhallinta tuo yrityksille ja yhteisöille?

Sopimukset löytyvät nopeasti, ja ne ovat mukana kun henkilö on kirjautuneena yrityksen verkkoon; työpaikalla, työmatkoilla, neuvotteluissa, etätöissä. Järkevästi suunnitellut käyttöoikeusroolit mahdollistavat sen, että henkilö saa tiedon niistä sopimuksista, joita hän työssään tarvitsee.

Sopimustenhallintajärjestelmät lähettävät automaattisia hälytyksiä päättymässä olevista sopimuksista sopimusvastuuhenkilöille. Hälytyksiä voidaan määritellä laukeamaan myös muista tärkeistä sopimuksen seurantaan liittyvistä asioista, kuten optiokauden käyttämisestä, takuuajan päättymisestä, automaattisten jatkokausien alkamisesta.

Järjestelmän lähettämien hälytysten ja raporttien avulla mm. hankintatoimi voi ennustaa mitä sopimuksia tulee alkaa kilpailuttaa tai milloin sopimusten jatkoneuvottelut tulee käynnistää uudelleen.

Suurin etu, jonka kuulen asiakkailtani, on että työ on helpottunut paljon entiseen nähden, ”tiedän mitä sopimuksia meillä on, ja kun haluan löytää ne, ne löytyvät heti”.

4. Valmistuit Lapin yliopiston oikeustieteiden tiedekunnasta oikeustieteen kandidaatiksi vuonna 1999. Millainen merkitys opinnoilla on ollut urallesi?

Olen kotoisin Klaukkalasta Nurmijärveltä ja opiskeluaika Rovaniemellä vuosina 1993-1999 on ollut elämäni kohokohtia. Asuin Rovaniemellä tiiviisti tuon viiden vuoden ajan kesiä lukuun ottamatta. Viihdyin Lapin yliopistossa ja Rovaniemellä erittäin hyvin. Opiskeluajoista minulle on jäänyt hyviä muistoja ja monia erittäin hyviä ystäviä.

Oikeustieteellinen koulutus oli minulle jo ylä-asteajoista melko itsestään selvä valinta. Yleistutkintona se antaa hyvän tietopohjan ja yhteiskunnallisen näkemyksen asiaan kuin asiaan. Erityisesti minua kiehtoi jo alusta asti työllistyminen yksityiselle sektorille, liike-elämän palvelukseen.

Kun työskentelen IT-projektien parissa oman yrityksen kautta, olen huomannut välillisesti erittäin paljon hyötyä oikeustieteellisistä opinnoista ja sen opettamasta työmentaliteetista. Työhöni liittyy paljon kirjoittamista ja puhumista, ja juristit tunnetusti osaavat tuotattaa tekstiä ja viestiä asiansa selkeästi. Myös opintojen korostama ”ratkaisupakko” ja dead-linen kunnioittaminen on välttämätön projektien läpiviennissä. Mikäli minusta on kiinni, vetämäni projektit eivät jää kesken ja asiat tulee ratkaista matkan varrella tavalla tai toisella. Myös tarkkuudesta ja laadukkaan lopputuloksen arvostamisesta on ollut huomattavaa hyötyä sopimustenhallintajärjestelmiin liittyvien IT-projektien suunnittelussa, testauksessa ja valvonnassa.

5. Suomen Lakimiesliiton valtakunnallinen yrittäjyyspalkinto myönnettiin Marita Willmanille 30.9.2011. Palkinto myönnettiin nyt ensimmäistä kertaa naiselle. Joka toinen vuosi jaettava palkinto myönnetään tunnustuksena yrittämisestä tai yrittäjyyden hyväksi tehdystä työstä. Millä mielin otit palkinnon vastaan? 

    Oman ammattijärjestön ja kollegoiden antama tunnustus lämmitti mieltä. Kun perustin kuusi vuotta sitten yritykseni, monet kysyivät, että mitä sinä oikeastaan teet. Oli hienoa huomata, että uurastukseni ja uudenlainen liikeidea on otettu erittäin hyvin vastaan asiakaskunnassani ja yritysjuristien parissa. Asiakkaat ovat aina ymmärtäneet osaamiseni ja siksi he haluavat tukeani omissa hankkeissaan.

    Toivottavasti tämän palkinnon myötä sopimustenhallinnan kehittämisen ja sopimuspäälliköiden, Contract Managerien, ammattikunta tulee laajemmalti esille lakimieskunnassa ja liike-elämässä. Ei riitä, että laaditaan hyviä sopimuksia pilkuntarkasti ja riskit hallinnoiden. Tärkeintä on, että huolella ja tarkasti neuvotellut ja laaditut sopimukset ovat olemassa, niitä myös seurataan ja niiden pohjalta tehdään jatkossakin hyviä liiketoiminnan päätöksiä. Sopimuksia ei tule unohtaa, vaan niitä tulee hallinnoida tehokkaasti.

    Oikeustieteellinen tutkinto antaa erittäin hyvät valmiudet palveluyrittämiseen. Jokainen juristi osaa perustaa yrityksen ja varmasti myös hoitaa sen ammattimaisesti. Heitän pallon ja haasteen siis nuorille. Toivoisin, että liike-elämässä liikkuessani en kokisi enää kohta olevani erikoinen harvinaisuus - akateeminen naisyrittäjä.

    Marita Willman.jpg