Matkahallinnan tietopaketti vierailevalle

Matkahallintatiimi
Lapin yliopiston matkahallintapalvelut on keskitetty matkahallintatiimiin, jossa palvelee viisi asiantuntijaa:
Marja Collins Gsm: 040 013 8889
Tiina Kangas Gsm: 040 484 4474
Arja Karjalainen Gsm: 040 484 4382
Outi Tuomikoski Gsm: 040 484 4189
Jaana Köngäs Gsm: 040 517 5246

Matkavaraukset
Lapin yliopiston sopimusmatkatoimistona toimii HRG Nordic Oy. Lapin yliopiston matkahankinnat tulee ensisijaisesti hoitaa sopimusmatkatoimiston kautta. Matkavaraukset voidaan hoitaa matkustajan puolesta kutsuvan yksikön toimesta tai varata matkustajan toimesta suoraan HRG Nordic Oy:ltä. Ennen matkavarauksien tekemistä matkatoimistoon tarvitset maksajan viitteen.  Maksajan viite on lähes aina matkakohtainen ja sen saat kutsuvan yksikön tai hankkeen talousvastaavalta. Tällä tiedolla HRG Nordic Oy varmistuu, että heillä on oikeus laskuttaa Lapin yliopistoa. Maksajan viitettä voi tiedustella myös matkahallintatiimistä.

HRG Nordic Oy:n Lapin yliopistolle:
Puh. +358 9 4245 2229
E-mail: ulapland (at) hrgworldwide.com



Matkalasku
Matkan jälkeen matkustaja toimittaa matkalaskun sekä kuitit/liitteet matkahallintatiimin sähköpostiin: matkat (at) ulapland.fi. Suositeltava liite muoto on Pdf. Alkuperäiset kuitit tulee säilyttää n. 3kk ajan matkalaskun toimittamisesta. Mikäli tositteiden toimittaminen sähköpostitse ei onnistu, voidaan lasku liitteineen toimittaa myös kirjeitse: Lapin yliopisto/Matkahallinta, PL 122, 96101 Rovaniemi
Lapin yliopistolla matkalaskut viedään sähköiseen matkalaskujen käsittelyjärjestelmään (M2), jonka kautta ne asiatarkastetaan, hyväksytään, maksetaan ja arkistoidaan. 

Firmalaskutus
Lapin yliopistolle osoitetut Y-tunnuksella laskutettavat laskut tulee toimittaa osoitteella:
Lapin yliopisto                                   Verkkolaskuna: OpusCapita Group Oy
PL 96164                                          OVT: 003702928005               (Y: 0292800-5)
01051 Laskut                                    Välittäjän tunnus: 003710948874