Vaihdon muistilista

Ennen vaihtoa
Vaihdon aikana
Vaihdon jälkeen

Vaihdon rahoitus

Myönnettävä kulukorvaus on yhden henkilökuntamatkan matka- ja majoituskuluja varten. Myönnetty matkakulukorvaus on kulukorvaus henkilökuntavaihdosta aiheutuneista matka- ja majoituskustannuksista, ei siis henkilökohtainen apuraha, joka olisi verottajalle ilmoitettavaa tuloa. Vaihtoon osallistuvan tiedekunta/yksikkö maksaa päivärahat ja muut mahdolliset kulut kulukorvaushakemuksen sitoumuksen mukaisesti. Kulukorvaukset maksetaan M2-ohjelmalla tehdyllä matkalaskulla siten, että samalla matkalaskulla maksetaan sekä kansainvälisten asiain yksikön että oman tiedekunnan rahoittamat kustannukset. Matkatyypiksi valitaan "Perusraha, ulkomaanmatka" ja matkan rahoitus -kohtaan kirjataan kv asiat ja vaihto-ohjelma (selviää päätöksestä). Jos kv korvauksen ylittävät kulut maksetaan maksetaan kokonaisuudessaan projektilta valitaan matkatyypiksi "Täydentävä raha, ulkomaanmatka".

Kulukorvaus on ehdollinen. Kulukorvauksen mukana palautetaan vaihtoa koskeva suunnitelma (Academic Plan for Mobility Period). Kulukorvauksen maksamisen edellytyksenä on myös vaihdon vahvistuksen (Letter of Confirmation) tai Erasmus+ -vaihtojen osalta Erasmus+ sopimuksen lisääminen ja palautteen (Feedback) antaminen SoleMOVE-järjestelmässä vaihdon jälkeen.

Matkaennakkoa voidaan hakea matkahallinnan kautta, joka päättää rahaennakon maksamisesta. Matkaennakkona maksetaan enintään 80 prosenttia arvioitujen kustannusten määrästä samalle pankkitilille, jolle palkkakin maksetaan. Jos vaihtosi kesto on pitkä (esimerkiksi usean viikon tutkijavaihto), voit laskuttaa kulukorvauspäätöksen verran kuluja M2-kuluveloituksella jo vaihdon aikana. Muistathan samaan aikaan käydä lisäämässä SoleMOVE-palautteen.

Lapin yliopiston matkavakuutus kattaa henkilökunnan työmatkat. Vakuutuskortin ja vakuutuskirjan voi pyytää matkalle mukaan matkahallinnasta (travel [at] ulapland.fi). Lisätietoa tarvittaessa Jaana Köngäs p. 2226. Kansainvälisten asiain yksikkö raportoi toteutuneet Erasmus+ -vaihdot Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskukseen CIMOon, joten matkalaskun liitteenä on palautettava matkahallintaan alkuperäiset kuitit, matkaliput ja/tai hotellilasku, jotka osoittavat kohdemaahan saapumis- ja sieltä lähtöpäivän.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Ennen vaihtoa 

1) Kulukorvaushakemuksen ja suunnitelman (Academic Plan for Mobility Period) palautus

2) Matkasuunnitelman teko M2-järjestelmässä

3) Lisätiedot ja palautus

  • Tiedekunnat:
    • Palautus tiedekunnan kv-suunnittelijalle
    • (TTK Virpi Nurmela, tel. 2392 / KTK, OTK Päivi Martin, tel. 2557 / YTK Minna Nousiainen, tel. 2685)
    • Kv-suunnittelija toimittaa tiedekunnan dekaanin hyväksymän hakemuksen ja suunnitelman Lauri Herva
  • Muut yksiköt:
    • yksikön esimies hyväksyjänä
    • Hakija toimittaa yksikön esimiehen hyväksymän hakemuksen ja suunnitelman Kansainvälisiin asioihin Lauri Hervalle (tel. 2214)
    • Lisätietoja hakuprosessista: Riitta Aikio (Arktinen Keskus), Lauri Herva (muut)
    • Matkavaraukset voi tehdä päätöksen saamisen jälkeen.  

 

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Vaihdon aikana

  • Huolehdi mukaasi allekirjoitettu vaihdon vahvistuskaavake ja hanki siihen tarvittavat tiedot vaihtokohteesta

 

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -


Vaihdon jälkeen

 1) Rarportointi

  • Erasmus+/ Staff mobility Agreementin sopimussivun hyväksyntä lähettävän, vastaanottajan ja lähtijän välillä
  • Erasmus+/Staff mobility Agreementin lisääminen SoleMove-järjestelmässä Enclosures-välilehdelle
  • Palautteen antaminen SoleMove-järjestelmässä Feedback-välilehdellä

    Raportointiohjeet löytyvät www-sivuilta: www.ulapland.fi/henkilostoliikkuvuus. Erasmus+ -sopimus ja palaute on lisättävä SoleMOVE-liikkuvuusjärjestelmään viimeistään kahden viikon kuluttua matkan päättymisestä. Matkalaskua ei käsitellä ennen kuin tämä on tehty. /

 2) Kulukorvausten esittäminen

  • Vaihdon kulukorvaukset esitetään maksettavaksi sähköisesti M2-matkalaskulla kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Matkalaskulla esitetään sekä kansainvälisten asiain yksikön että oman tiedekunnan rahoittamat kustannukset. Matkalaskun liitteenä tulee olla alkuperäiset kuitit.

 

Talouspalveluiden matkasihteerit asiatarkastavat ja tiliöivät matkalaskun ja tarkistavat kansainvälisten asiain yksikön rahoittaman osuuden tiliöinnin kansainvälisten asiain sihteeriltä. Jälkimmäinen  tarkistaa SoleMOVEsta, että vaihdon dokumentointi ja kulukorvauksen myöntöperuste on toteutunut. Matkalaskun hyväksyy matkustajan esimies. Lapin yliopiston talouspalveluissa matkalaskut tarkistetaan ja maksetaan matkapäiväjärjestyksessä kahdesti kuukaudessa 15. ja 30. pvä.

 

Raportoinnista löydät tietoa täältä.

Palaa alkuun