1. JOHTAMINEN

1.1 Organisaatio
1.2 Missio, visio, strategia
1.3 Henkilöstö 

1.1 Lapin korkeakoulukirjaston organisaatio

Vuoden 2010 alusta Lapin yliopiston kirjasto on kuulunut Lapin korkeakoulukirjastoon. Lapin korkeakoulukirjasto on Lapin yliopiston ja Lapin ammattikorkeakoulun yhteinen erillinen yksikkö.

Lapin korkeakoulukirjaston tehtävänä on tukea Lapin yliopiston ja Lapin ammattikorkeakoulun opetusta, opiskelua, tutkimusta ja kehittämistoimintaa sekä lisäksi ympäröivää yhteiskuntaa. Lapin korkeakoulukirjastolla on seitsemän toimipistettä Rovaniemellä, Kemissä ja Torniossa. Toimipisteistä kolme on Lapin yliopistolla (yliopiston päärakennuksessa, taiteiden tiedekunnassa ja Arktisessa keskuksessa) sekä neljä Lapin ammattikorkeakoululla.

Kirjaston toimintaa ohjaavat yliopistoa koskevat säädökset sekä Opetusministeriön kirjastoja koskevat säädökset. Lapin korkeakoulukirjaston johtosäännössä määritellään kirjaston hallinto ja toimintatavat. Kirjaston käyttösäännöllä ja lainausohjeilla  määritellään asiakkaiden oikeudet ja velvollisuudet.

Lapin korkeakoulukirjaston hallinnosta vastaa palvelukeskuksen kanssa yhteinen johtokunta ja korkeakoulukirjaston johtaja. Johtokuntaan kuuluu puheenjohtaja ja seitsemän jäsentä, joista kullakin on henkilökohtainen varajäsen. Korkeakoulujen rehtorit yhdessä nimeävät neljä jäsentä. Kirjasto nimeää yhden ja palvelukeskus yhden henkilökuntaa edustavan jäsenen. Lapin yliopiston ja Lapin ammattikorkeakoulun opiskelijakunnat nimeävät kumpikin opiskelijajäsenen. Johtokunnan toimikausi on kolme vuotta. Johtokunnan ja johtajan tehtävät on lueteltu korkakoulukirjaston johtosäännössä.

Kirjastossa on johtoryhmä, joka osallistuu toiminnan ja talouden suunnitteluun sekä vuotuisten toiminta- ja taloussuunnitelmien laatimiseen sekä muutenkin avustaa laitoksen johtamisessa.

Yliopistokirjaston toiminnan organisointi

Yliopistokirjastossa toteutetaan prosessijohtamisen periaatetta. Prosessikartta ja –kuvaukset ovat osa kirjaston laatukäsikirjaa ja ne on tallennettu intranettiin. Prosessikartassa kuvataan kirjaston ydin-, tuki- ja kehitysprosessit. Ydinprosessit muodostuvat niistä keskeisistä tehtävistä, joita varten kirjasto on olemassa. Tukiprosessit eivät luo suoraan arvoa kirjastolle, mutta ne tuottavat palveluita ydinprosesseille tai toisille tukiprosesseille. Kehitysprosessit parantavat sekä ydin- että tukiprosessien suorituskykyä.

Lapin yliopistokustannus kuuluu hallinnollisesti kirjastoon.

Kirjaston ydinprosessit ovat:

  • Y1 Tietoaineistojen hankinta ja ylläpito
  • Y2 Asiakaspalvelu
  • Y3 Tietopalvelu ja koulutus
  • Y4 Metatiedon tuotanto
  • Y5 Kustannustoiminta

Kirjaston tukiprosessit ovat:

  • T1 Toiminnan suunnittelu
  • T2 Talous- ja hallintopalvelut
  • T3  Henkilöstöhallinto
  • T4 Tietojärjestelmät ja atk-tuki
  • T5 Viestintä

Kirjaston kehittämisprosessit ovat:

  • K1 Johtaminen
  • K2 Osaamisen ja tietämyksen hallinta
  • K3 Kumppanuuden ja yhteistyön hallinta

Prosesseille on nimetty prosessinomistajat ja prosessivastaavat. Prosessikarttaa ja prosessikuvauksia ylläpidetään intranetissä.

Prosessinomistajan tehtävät, vastuut ja valtuudet

  • Sopii tavoitteet strategian ja vision mukaisesti.
  • Vastaa toiminnan kehittämisestä ja tuloksellisuudesta sovittujen tavoitteiden mukaisesti.
  • Varmistaa, että kaikki prosessin jäsenet ovat tietoisia prosessin kokonaisuudesta ja omasta roolistaan siinä.
  • Varmistaa, että prosessilla on tarvittavat resurssit ja henkilöstöllä on tarvittava osaaminen (ajantasakoulutus) ja toimintaedellytykset.
  • Vastaa tavoitteista ja niiden saavuttamisesta sekä määrärahojen käytöstä.
  • Toimii lähiesimiehenä kotiprosesseissa.
  • Vastaa prosessin suunnittelusta ja työnjohdosta sekä organisoi prosessin resurssit tavoitteiden mukaisesti.
  • Käy prosessikeskustelut niiden henkilöiden kanssa, joille prosessi on ”kotiprosessi”.
  • Vastaa toimintaympäristön muutosseurannasta.
  • Vastaa pääprosessin osalta yhteistyöstä, viestinnästä ja tiedonkulusta kirjaston sisällä ja prosessien välillä.
  • Vastaa pääprosessin arvioinnista, mittaamisesta ja parantamisesta.
  • Ylläpitää prosessikuvauksia.

Prosessivastaavan tehtävät, vastuut ja valtuudet

  • Sopii prosessinomistajan kanssa strategian mukaisista tavoitteista.
  • Vastaa alaprosessin toiminnan suunnittelusta ja toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta sekä toiminnan raportoinnista.
  • Vastaa alaprosessin tehtäväalueella tapahtuvasta toimintaympäristön muutosseurannasta.
  • Vastaa alaprosessin osalta yhteistyöstä, viestinnästä ja tiedonkulusta kirjaston sisällä ja prosessien välillä.
  • Vastaa alaprosessin toiminnan arvioinnista ja mittaamisesta ja parantamisesta.
  • Vastaa prosessikuvauksen ajan tasalla pitämisestä.

Henkilökuntakokous

  • Henkilökuntakokous tarvitaan aina tiedonkulun varmistamiseen ja yhteisöllisyyden ylläpitämiseen ja kehittämiseen kirjastossa olipa kirjaston organisaatio- ja omistuspohja millainen tahansa.
  • Henkilökuntakokous kokoontuu kuukausittain samaan säännölliseen ajankohtaan ja mielellään samassa paikassa, jolloin kokous on kaikilla tiedossa etukäteen. Asialistalle on jokaisella mahdollisuus lisätä käsiteltäviä asioita.
  • Kokoukseen tuodaan vuosikellon mukaan valmisteltuina isot asiat valmisteluvaiheessa ja myöhemmin päätöksentekoprosessin päätyttyä myös päätöksestä tiedottamista varten. Muita asioita henkilökuntakokouksessa käsitellään tarpeen mukaan.
  • Henkilökuntakokous kuuluu jokaisen työtehtäviin. Kokous on työaikaa ja sinne tullaan ensisijaisesti, vain esim. päivystysvuoron kaltaiset työtehtävät estävät osallistumisen. Osallistuminen on tärkeää sisäisen tiedonkulun ja vaikuttamisen kannalta sekä ammatillisen kehittymisen vuoksi.
  • Kokouksessa noudatetaan yleisiä yhdistysten ja organisaatioiden kokouskäytäntöjä. Kirjastonjohtaja toimii puheenjohtajana ja hän huolehtii asialistasta sekä varmistaa, että kokouksella on sihteeri. Kokouksista laaditaan lyhyet kokousmuistiot, jotka tallennetaan kirjaston sisäiseen intraan.