LAPIN YLIOPISTO - Taiteiden tiedekunta 14.10.2008                                                        

Projektityöntekijöiden perehdyttäminen - Ohjeet projektin vastuulliselle johtajalle ja uudelle projektityöntekijälle

Päätöksenteko tiedekunnassa sekä projektin vastuullisen johtajan ja projektipäällikön tehtävät

Tämän ohjeen tavoitteena on perehdyttää uudet projektityöntekijät taiteiden tiedekunnan henkilökuntaa sitoviin käytännön menettelytapoihin. Ohjeen tavoitteena on myös palvella projektin vastuullista johtajaa uuden projektityöntekijän perehdyttämisessä.

Lapin yliopiston johtosäännön mukaan tiedekunnan toimintaa johtaa, valvoo ja kehittää dekaani. Tiedekunnassa käsiteltävistä asioista päättää dekaani tai tiedekuntaneuvosto esittelystä. Nämä asiat on lueteltu Lapin yliopistoa ­­koskevissa säädöksissä ja johtosään­nöissä.

Taiteiden tiedekunnassa on kuvataidekasva­tuk­sen, audiovisuaalisen mediakulttuuri­n, teollisen muotoilun ja tekstiili- ja vaatetusalan koulutusohjelmat sekä tiedekunnan koulutusohjelmille yhteistä opetusta antava taide- ja kulttuu­riopinnot.

Tiedekunnassa toteutettavien projektien ensisijainen tehtävä on tukea tiedekun­nan ja koko yliopis­ton ­perustoimin­toja, opetusta, tutkimusta, taiteellista toimin­taa ja yhteiskunnallista palvelutoimintaa. Projek­teissa työskenteleviä henkilöitä koskevat­­­ kaikki yliopis­ton säännöt ja määräyk­set. ­

Yliopiston johtosäännön mukaan tutkimusprojektien ja laajojen yhteiskunnallisten palvelutoiminnan hankkeiden vastuullisena johtajan tulee ensisijaisesti olla yliopiston professorikuntaan kuuluva tai tohtorin tutkinnon suorittanut yliopiston vakituiseen palvelussuhteeseen nimitetty henkilö. Kaikkien muidenkin projektien vastuullisten johtajien tulee olla yliopistoon vakinaisessa palvelussuhteessa.

Lapin yliopiston hallituksen 10.2.2000 vahvistaman ohjeen mukaan vastuullisen johtajan tehtävänä on vastata hankkeen istuttamisesta yksikön koulutus- ja tutkimustoimintaan, johtaa ja pitää huolta projektin henkilöstöstä, vastata projektin talous- ja yleishallinnosta, huolehtia projektin kytkeytymisestä yliopiston muihin projekteihin, toimia ohjausryhmän puheenjohtajana sekä tehdä esitys projektiin puoleksi vuodeksi tai sitä lyhyemmäksi ajaksi palkattavasta henkilökunnasta.

Projektien avainhenkilöiksi, projektipäälliköiksi, pyritään rekrytoimaan projektin erityisalan huippuosaajia. Projektipäälliköltä vaaditaan riittävä kokemus tieteellisestä tai taiteellisesta työskentelystä tai vahva ammatillinen kokemus. Projektipäällikön tehtävänä on huolehtia projektin toteuttamisesta kaikilta osin projektisuunnitelman mukaisesti, raportoida ja tiedottaa, huolehtia projektin määrärahojen riittävyydestä sekä toimeenpanna ohjausryhmän päätökset.

Projektissa laadittavat sopimukset

Vastuullisen johtajan tehtävänä on huolehtia siitä, että kaikki hankkeen edellyttämät sopimukset tehdään. Vastuullinen johtaja ja projektipäällikkö yhdessä tiedekunnan kehittämispäällikön kanssa selvittävät, mitä sopimuksia (mm. yhteistyösopimukset, tekijänoikeussopimukset) kyseisessä hankkeessa tulee olla sekä huolehtivat sopimusten valmistelusta. Vastuullisen johtajan tehtävänä on huolehtia, että projektissa työskentelevien kanssa laaditaan erillinen sopimus keksijän- ja tekijänoikeuksien sekä muiden immateriaalioikeuksien siirtämisestä muuntelu- ja edelleen luovutusoikeuksineen Lapin yliopistolle ilman luovutuskorvausta siinä laajuudessa kuin tutkimusprojektia koskeva tutkimussopimus sitä edellyttää. Tulosten muusta hyödyntämisestä tulee myös sopia erikseen. Lisäksi kehittämispäällikön tehtävänä on valmistella ne tiedekunnan projekteihin liittyvät sopimukset, jotka yliopistossa kuuluvat kehittämis- ja hallintopalveluissa päätettäviksi rakennerahastomiehen esittelystä.

De minimi -säännöksen mukaan yritykset eivät voi saada EU-tukea enemmän kuin 100.000 €, mikä tulee huomioida projektia koskevissa neuvotteluissa.  

Henkilöstöasiat

Rekrytointi

Projektihenkilökunnan rekrytointi kohdistetaan aluksi yliopiston pysyväisluonteiseen henkilökuntaan, mikäli rahoitusmuoto antaa siihen mahdollisuuden. Projektihenkilöstön rekrytointiin tulee kiinnittää erityistä huomiota. Jokainen hakuprosessi käynnistetään keskitetysti tiedekunnan kansliasta yliopiston henkilöstöasioihin, missä huolehditaan virkojen ja tehtävien julistamisesta haettavaksi.   

Työsopimus

Projekteissa työskentelevät ovat pääosin työsopimussuhteessa yliopistoon. Projektien työntekijät nimittää dekaani hallintopäällikön esittelystä. Mikäli projektitehtävä ei ole ollut haettavana tulee uutta projektityöntekijää rekrytoitaessa vastuullisen johtajan toimittaa hallintopäällikölle kuvaus projektitehtävästä sekä kyseisen työtehtävän edellyttämät kelpoisuudet (vastaavat tiedot, mitä tehtävien hakuilmoitukset sisältävät) VPJ-palkkaukseen liittyvän vaativuusarvioinnin määrittelyä varten.

Projektihenkilöstöä palkatessa tiedekunta noudattaa Lapin yliopiston hallituksen 10.2.2000 vahvistamia ohjeita projektihenkilökunnan palkkaamisesta. Palkkaustason on oltava oikeassa suhteessa yliopiston yleiseen palkkatasoon.

Yliopiston henkilökunnan työpaikkakunta on yleensä Rovaniemi. Työpaikkakunta voi olla muukin, jos henkilön työskenteleminen toisella paikkakunnalla on hyödyllistä projektille. Varsinaista etätyötä ei ole yliopistossa määritelty. Työsopimuksessa määritellään työntekijän raportointivelvollisuus aina, kun työnteko tapahtuu muualla kuin hankkeesta vastaavan yksikön tiloissa.

Työaika

Kokoaikaisen työntekijän päivittäinen työaika on 7 h 15 min päivässä ja 36 h 15 min viikossa. Osa-aikaisen (55,20 %) työntekijän työaika on keskimäärin 20 tuntia viikossa. Kaikkien työntekijöiden tulee kohdentaa työaikansa hankkeille toteutuneen työajan mukaisesti verkossa toimivan Reportronic-tietojärjestelmän avulla. Tietojärjestelmän käytössä avustaa taloussihteeri Tarja Koski. Valtion virka- ja työehtosopimuksen mukaista säännöllistä työaikaa sekä sen seurantaa sovelletaan jokaisen muuhun kuin opetushenkilökuntaan kuuluvan osalta. Tähän ryhmään katsotaan kuuluvan myös projektityöntekijät, joiden palkkauksen perusteena on muun henkilökunnan vaativuusluokittelu.

Poissaoloilmoitus

Lyhytaikaisesta poissaolosta tehdään kirjallinen ilmoitus intranetistä saatavalla lomak­keella, jossa on tarkemmin määritelty asiaan liittyviä ohjeita. Yli kolme päivää kestävästä poissaolosta tehdään anomus vapautukseksi työstä ja siihen on aina liitettävä lääkärintodistus. Poissaolosta tulee ilmoittaa välittömästi lähimmälle esimiehelle ja tiedekunnan kansliaan. Yliopisto ostaa työterveyspalvelut Medivire Oy:ltä (puh. 020 581 6120, lyhytvalinta 1114). Poissaoloilmoitukset tehdään 1.12.2008 alkaen ESS-järjestelmässä.

Vuosiloma

Työntekijälle, jonka työaika on vähintään 55,20 % kokonaistyöajasta, kertyy vuosilomaa kaksi päivää (yliopiston palveluksessa vähintään vuoden yhtäjaksoisesti olleilla 2,5 päivää) kultakin sellaiselta kalenterikuukaudelta, jolloin hän on ollut työssä vähintään 14 työpäivää. Kertyneet vuosilomapäivät on aina pidettävä vapaina ennen työsuhteen päättymistä, yliopisto ei maksa lomakorvauksia rahana. Lomien pitämisestä on neuvoteltava lähimmän esimiehen kanssa. Ennen lomaesityksen jättämistä esimiehelle on lomaoikeus tarkistettava tiedekunnan hallintosihteeriltä. Hyväksytty lomaesitys toimitetaan tiedekunnan hallintosih­teerille. Lomaesitystä koskevia lomakkeita on saatavissa yliopiston intranetistä. Lomaesitykset tehdään 1.12.2008 alkaen ESS-järjestelmässä.   ­

Sivutoimet

Yliopiston henkilökunnan oikeudesta sivutoimen pitämiseen on voimassa, mitä työntekijöiden (TSL 55/2001) ja virkamiesten (VirkamL 750/1994) oikeudesta tältä osin on säädetty.

Sivutoimilupa edellytetään sivutoimesta, jonka hoitaminen edellyttää työajan käyttämistä. Sivutoimilupa tulee hakea ennen sivutoimen aloittamista.

Sivutoimi-ilmoitus edellytetään sivutoimesta, jota harjoitetaan työajan ulkopuolella. Ilmoituksenvarainen sivutoimi käsitellään samoin perustein kuin sivutoimilupa. Sivutoimi-ilmoitus on tehtävä ennen sivutoimen aloittamista.

Lapin yliopiston taiteiden tiedekunnan palveluksessa olevan työsopimussuhteisen henkilöstön velvollisuutena on saada työnantajalta suostumus sivutoimiin hakemalla joko sivutoimilupa tai tekemällä sivutoimi-ilmoitus. Työntekijän sitoutumisesta pidättäytyä ilman työnantajan suostumusta sivutoimista on sovittu työsopimuksessa. Virkamiehellä on lakiin perustuva velvollisuus itse ilmoittaa sivutoimesta. Vastuullisen johtajan tehtävänä on varmistaa, että hankkeen projektityöntekijät ovat tietoisia sivutoimiasioihin liittyvistä periaatteista ja käytännöistä.

Lapin yliopiston intranetista on lomake sivutoimiluvan hakemista sekä sivutoimi-ilmoituksen tekemistä varten. Lapin yliopiston johtosäännön mukaan hallintojohtajan tehtävänä on myöntää sivutoimiluvat.

Tapaturmat ja vakuutukset

Yliopistoon palvelussuhteessa olevat ovat vakuutettuja työssä tai työstä johtuvien sekä työmatkojen (työhön tulo ja töistä paluu) olosuhteiden aiheuttaman tapaturman varalta. Työmatkoja varten voidaan ottaa matkustussäännön mukaisia vakuutuksia. Tapaturmasta tulee ilmoittaa välittömästi tapaturma-asiamiehelle yliopiston henkilöstöpalveluihin.

Matkustuskäytäntö ja matkalaskutus

Työmatka on virkamatka, jonka työntekijä tekee määräyksestä työtehtävien hoitamista varten työpaikan ulkopuolelle. Virkamatkoissa noudatetaan valtion matkustussääntöä.

Ennen matkalle lähtöä tulee olla hyväksytty matkaesitys. Matkaesitys laaditaan Personal Travel -matkahallintaohjelmalla. Esityksestä tulee käydä ilmi matkan rahoitus. Mikäli matkaesityksestä on täyttämättä matkan rahoitusta koskevat tiedot, matkasihteeri palauttaa esityksen täydennettäväksi ennen esityksen toimittamista hyväksyjälle eli vastuulliselle johtajalle. Matkasihteerinä toimii talousasioiden toimistosihteeri Arja Karjalainen.

Projektihenkilökunnan matkaesitykset hyväksyy dekaani. Matkalle lähtevän tulee keskustella projektin vastuullisen johtajan kanssa ennen matkalle lähtöä ja merkitä matkaesitykseen hänen kantansa asiaan ennen matkaesityksen toimittamista hyväksyttäväksi. Projektirahoituksella toteutettavien sivutoimisten tuntiopettajien matkat hyväksyy dekaani c-määräyksen hyväksymisen yhteydessä. Hyväksytty matkaesitys vakuuttaa työntekijän esim. tapaturmien osalta. Matkaesitys on arvio matkan kokonaiskustannuksista, joten hakijan on hakemuksessaan mainittava kaikki matkasta aiheutuvat kulut.

Matka tehdään kaikissa tapauksissa virastolle tai laitokselle edullisimmalla tavalla. Mikäli tästä joudutaan poikkeamaan, on poikkeaminen selkeästi perusteltava matkaesityksessä. Taksin ja oman auton käyttö on myös aina perusteltava. Matkalasku tehdään viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan suorittamisesta.

Loman ja viikkovapaiden yhdistäminen virkamatkaan ei ole ilman erityistä syytä sallittua. Yliopiston ja Suomen Matkatoimiston välisen sopimuksen mukaan Suomen Matkatoimisto huolehtii sekä matka- että hotellivarauksista. Ennen varausten tekemistä on hyvä olla yhteydessä tiedekunnan matkasihteeriin.

Hankinnat

Julkinen hankinta on laajasti säädeltyä toimintaa, jossa kilpailuttaminen on keskeistä. Kaikissa hankinnoissa tulee noudattaa lakia julkisista hankinnoista (1505/1992). Hankintalain mukaan julkinen hankinta tulee pääsääntöisesti aina kilpailuttaa.

Kilpailuttaminen on suoritettava niin, etteivät kustannukset ylitä kilpailuttamisesta todennäköisesti saatavaa hyötyä. Yleensä arvoltaan vähäiset hankinnat/ostopalvelut voidaan kilpailuttaa suullisesti kysymällä hinta/tarjous vähintään kolmelta toimittajalta. Myös tällainen kilpailutus on dokumentoitava ja arkistoiva. Kaikista yli 2000 € hankinnoista/ostopalveluista on tehtävä kirjallinen kilpailutus.

Yliopisto on kilpailuttanut atk-, av- ja televiestintälaitteet sekä kilpailutuksen kautta valinnut muitakin laite- ja tavaratoimittajia. Atk-laitteisiin ja -ohjelmiin sekä televiestintävälineisiin liittyvät hankinnat tehdään aina keskitetysti yliopiston atk-palveluiden kautta. Ensisijaisesti on pyrittävä käyttämään jo olemassa olevia atk-ohjelmia ja välttämään sellaisia erityisohjelmia, joille ei ole myöhempää käyttöä tiedekunnassa.

Kalusto- ja muut laitehankinnat hoidetaan keskitetysti yliopiston hankinta- ja tilapalveluiden kautta. Hankinnat tulee näin merkityiksi yliopiston kalustoon kuuluviksi. Projektissa hankitut kalustot ja laitteet ovat projektin aikana ja sen päätyttyä yliopiston omaisuutta. Yliopiston koneet ja laitteet eivät ole vakuutettuja.

Laskutusosoite on: Lapin yliopisto, Ostolaskut/TTK, PL 122, 96101 Rovaniemi. Laskuun tulee merkitä viitteeksi projekti/tilaaja. Pienlaskutuslisiä tulee välttää, minkä takia pienet ostot tulee maksaa käteisellä. Rahat saa tiedekunnan käteiskassasta hyväksyttyä laskua ja kuittia vastaan. Laskulomake löytyy yliopiston intranet-sivuilta.

Toimistotarvikkeet ja kopiointi

Projektien toimistotarvikkeiden tilaamisesta vastaa toimistosihteeri Arja Karjalainen arja.karjalainen(at)ulapland.fi, puh. 040 484 4382, privatel 832379. Tiedekunnan sisällä kopiointiin tarvitaan koodi. Yliopistolla on käytössään valmiiksi maksetut kirjekuoret, joita saa kuittausta vastaan tiedekunnan kansliasta.