Hyväksytty Lapin yliopiston hallituksessa 14.3.2006

OHJEET TIETOAINEISTOJEN KÄSITTELYSTÄ TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖOIKEUDEN HALTIJAN KUOLTUA
Sisällysluettelo:

1 Käyttäjätunnusten sulkeminen

2 Sähköpostin talteenottaminen

3 Muun tietoaineiston talteenottaminen

4 Luovutukset

5 Yliopiston käyttöön antamat työvälineet ja niiden aineistot

6 Käyttäjän tunnuksen poistaminen

Tätä ohjetta sovelletaan Lapin yliopiston tietojärjestelmien käyttöoikeuden haltijan (opiskelija/työntekijä) kuoleman jälkeen häneltä jääneisiin tietoaineistoihin.

Mikäli kuolinpesä, edunvalvoja tai muu taho pyytävät aineiston luovutusta, henkilön jäämistöön kuuluva aineisto luovutetaan sen mukaan, mikä pyytäjälle lain mukaan kuuluu. Jos perikunta on viestinnän osapuoli, heillä on oikeus niihin viesteihin. Pyyntö luovutuksesta osoitetaan hallintojohtajalle, joka päättää luovutuksesta.

Työnantajan oikeudesta kuolleen henkilön sähköpostiin sekä noudatettavasta menettelystä säädetään laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).Muiden aineistojen osalta työnantajan käyttöoikeudesta päättää hallintojohtaja.

1      Käyttäjätunnusten sulkeminen

Kun tietojärjestelmän ylläpitäjä on saanut tiedon kuolemantapauksesta, hänen tehtävänään on:

  • Sulkea henkilölle myönnetyt käyttöoikeudet (tunnukset, estää niille kirjautuminen ja henkilön tunnuksella olevan sähköpostin lukeminen) sekä estää henkilökohtaisen työaseman käyttäminen muilta käyttäjiltä.
  •  Asettaa sähköpostipalveluun esto henkilölle osoitetun uuden sähköpostin vastaanottamiselle sekä ilmoitus lähettäjälle palautettavaksi.

2      Sähköpostin talteenottaminen

Tunnuksen sulkemisen yhteydessä tallennetaan postipalvelimella, muilla käyttäjän tunnuksen levyalueilla sekä työasemassa olevat kuolleen henkilön sähköpostit erilliselle tallenteelle. Tallennetta säilytetään vuosi kirjaamoon merkityssä paikassa mahdollista luovutusta varten.

Yliopiston oikeuksiin etsiä kuolleen työntekijän sähköpostista sille kuuluvia viestejä sovelletaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Kuolleen työntekijän muu sähköposti luokitellaan yksityiseksi.

Kuolleen opiskelijan sähköpostit luokitellaan yksityiseksi. Työryhmän, hallintoelimen tms. jäsenyyteen liittyvä aineisto käsitellään tarvittaessa erikseen.

3      Muun tietoaineiston talteenottaminen

Kuolleen työntekijän tiedostohakemistot ja niiden sisällöt luokitellaan tarvittaessa tekijänoikeussäädösten mukaan työnantajan omistukseen ja yksityiseen omistukseen. Tekijänoikeuslain alainen materiaali kuuluu tekijänoikeuden haltijalle yksinoikeudella.

Työntekijän henkilökohtaisella työasemalla oleva muu aineisto kuin sähköposti tallennetaan erilliselle tallenteelle, jota säilytetään vuosi kirjaamoon merkityssä paikassa mahdollista luovutusta varten. Tallennuksen jälkeen käyttäjän tiedostot poistetaan työasemalta ja työasema voidaan ottaa uudelleen käyttöön.

Kuolleen opiskelijan tietoaineistot luokitellaan yksityiseksi. Työryhmän, hallintoelimen tms. jäsenyyteen liittyvä aineisto käsitellään tarvittaessa erikseen.

Varmuuskopiolla olevia käyttäjän tietoaineistoja ei käsitellä muista varmuuskopioista poikkeavalla tavalla. Tiedostojen palauttaminen varmuuskopiolta levylle voi tapahtua vain erityisen painavista syistä hallintojohtajan päätöksellä.

4      Luovutukset

Luovutettavaksi hyväksytty yksityisaineisto toimitetaan luovutuksen kohteelle erikseen sovittavalla tavalla.
Työnantajalle kuuluva aineisto luovutetaan kuolleen henkilön esimiehelle.
Luovutukset kirjataan.

5      Yliopiston käyttöön antamat työvälineet ja niiden aineistot

Mikäli yliopisto oli antanut henkilölle etäkäyttöä varten työvälineitä kuten työaseman ja tietoliikennevälineet, se pyytää kuolinpesää palauttamaan välineet ja muun mahdollisen työnantajalle kuuluvan omaisuuden, myös tietoaineistot. Sama koskee työntekijän omistamilla työasemilla mahdollisesti sijaitsevia työnantajalle kuuluvia tietoaineistoja. Palautetut tietoaineistot käsitellään kuten edellä on mainittu.

6      Käyttäjän tunnuksen poistaminen

Edellä olevien toimien jälkeen kuolleen henkilön tunnus poistetaan normaalin käytännön mukaisesti.