Hyväksytty Lapin yliopiston hallituksessa 14.3.2006

Toimenpiteet tietojärjestelmien käyttöoikeuden loputtua

Lapin yliopiston tietojärjestelmien käyttöoikeuden haltija (opiskelija / työntekijä) voi poistua yliopistosta esim. työsuhteen päättymisen, valmistumisen tai opiskelun keskeytymisen vuoksi. Tässä dokumentissa kerrotaan toimenpiteistä käyttöoikeuden loputtua. Kuolemantapauksesta on erillinen ohjeensa.

Yliopiston hallinnon rekistereistä (henkilöstörekisteri, opiskelijarekisteri) saadaan tiedot käyttöoikeuksien edellytysten loppumisesta. Näiden tietojen perusteella toisaalta varoitetaan käyttäjää etukäteen käyttöoikeuden loppumisesta sekä toisaalta 7 päivän kuluttua (henkilökunta) ja 28 päivän kuluttua (opiskelijat) tunnukset suljetaan automaattisesti ja sähköpostin vastaanotto estetään.

Henkilön edellytetään poistavan henkilökohtaiset sähköpostinsa ja tiedostonsa ennen käyttöoikeuden loppumista. Henkilökunnan tulee siirtää työhönsä liittyneet viestit ja tiedostot esimiehen kanssa sovitulle henkilölle. Tämä pätee soveltuvin osin myös opiskelijaan, joka on toiminut esim. yliopiston hallintoelimissä tai tutkimusryhmissä.

Käyttäjän tiedostot ja sähköpostit poistetaan levyltä 6 kuukauden kuluttua tunnuksen käytön / käyttö­oikeuden loppumisesta. Varmuuskopiolla olevia käyttäjän tietoaineistoja ei käsitellä muista varmuuskopioista poikkeavalla tavalla. Tiedot käyttäjätunnuksesta ja sähköpostiosoitteesta voidaan säilyttää käyttäjätunnusrekistereissä pidempään päällekkäisyyksien estämiseksi.

Jos työnantajalla on syy estää poistuvalta henkilöltä pääsy tietoaineistoihinsa ja tietojärjestelmiinsä, voidaan käyttöoikeudet poistaa välittömästi. Mahdollisten yksityisten aineistojen siirtämisestä yliopiston tietojärjestelmistä henkilön haltuun sovitaan erikseen