Käyttäjätunnusten luominen uusille työntekijöille
Uuden työntekijän tiedot tallennetaan henkilöstöpalveluissa henkilötietojärjestelmään.
IT-palvelut luo henkilötietojärjestelmän perusteella tai ulkopuolisella rahoituksella oleville henkilöille muilla tunnistustiedoilla henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja tarvittavat resurssit keskitettyihin palveluihin. Yksittäisen tunnuksen toimitusaika on 1-2 viikkoa tiedon tallentamisesta henkilötietojärjestelmään.Valmis tunnus toimitetaan lomakkeella tiedekunnan/vastuuyksikön IT-tukihenkilölle tai suoraan uudelle työntekijälle sisäisellä postilla. Työntekijä sitoutuu käytönsääntöihin saadessaan tunnuksen käyttöönsä.
Käyttösäännöt ja tietoturva
Kotiorganisaation käyttäjähallinnon kuvaus
Käyttäjätunnuksella saa käyttöönsä seuraavat käyttöoikeudet:
KÄYTTÄJÄTUNNUKSELLA KIRJAUDUTAAN...
Käyttäjätunnuksen salasana vaihdetaan osoitteessa https://pwd.luc.fi
tai OWA-Sähköpostijärjestelmän kautta kirjautumalla sähköpostiin https://mail1.luc.fi/owa ja valitsemalla siellä "Asetukset ->Vaihda salasana"
Lisätietoja: servicedesk(at)ulapland.fi, puhelin 040 484 4333, palveluaika ma-pe 8 - 16.
Käyttöoikeudet tietojärjestelmiin
Henkilökuntaan kuuluville myönnetään käyttöoikeus automaattisesti voimassa olevan työsuhteen perusteella seuraaviin tietojärjestelmiin: M2-matkahallintajärjestelmä, ESS –sähköinen itseasiointijärjestelmä (lomat,poissaolot,osoitemuutokset), Personec-HR (VPJ-prosessi).
Optiman käyttöoikeuksien hakeminen
Opettajille ja muuhun henkilökuntaan kuuluville myönnetään käyttöoikeus Optimaan erillisellä hakemuksella. Käyttäjätunnuksen tilaaminen tapahtuu Intrassa
Valitse etusivun yläreunan työkalupakista Optima-kuvake. Uusien käyttäjätunnusten käsittelyaika on kaksi viikkoa.
Käyttöoikeuksien hakeminen muihin tietojärjestelmiin
Muihin tietojärjestelmiin haetaan käyttöoikeutta tietojärjestelmän käyttölupalomakkeella, joka löytyy Intranetistä. Lisätietoja tietojärjestelmien käyttöluvista Intrassa
Ohjeita ->IT-palvelut ->Tietojärjestelmäpalvelut ->Käyttöoikeudet
Käyttäjätunnusten luominen projektihenkilökunnalle
Projektihenkilön, joka kuuluu Lapin yliopiston henkilökuntaan, käyttäjätunnus luodaan henkilötietojärjestelmän perusteella yllä olevan käytännön mukaisesti. Projektissa toimivan yliopiston ulkopuolisen henkilön tunnuksen luontia varten projektin vastuuhenkilö kerää henkilöstä vähintään yliopiston ulkopuolisen henkilökunnan tunnustilauslomakkeella mainitut pakolliset tiedot:
nimi
projektin kesto
tiedekunta
sähköpostiosoite
Lomake löytyy sähköisenä Lapin yliopiston Intran lomakkeet -osiosta ja sen voi toimittaa täytettynä IT-palvelupisteesen, sähköisesti osoitteeseen servicedesk(at)ulapland.fi otsikolla "käyttäjätunnustilaus" . Tunnuksen toimitusaika on 1-2 viikkoa hakemuksen saapumisesta IT-palvelupisteeseen. Tunnus toimitetaan projektin vastuuhenkilön kautta asianomaiselle. Projektihenkilön tunnusprosessi on hyvä käynnistää hyvissä ajoin ennen projektin alkua.
Muut käyttäjät ja heidän henkilötietojensa ajantasaisuus
Käyttäjätunnus voidaan antaa myös Lapin yliopiston ulkopuoliselle henkilölle, joka perustellusta syystä tarvitsee tunnusta. Tavallisimpia ryhmiä ovat sivutoimiset tuntiopettajat, emeritukset ja huoltohenkilökunta. Nämä tunnukset ovat aina määräaikaisia. Näiden tunnuksien myöntämisestä päättää niitä anovan tiedekunnan tai erillislaitoksen vastuuhenkilö. Ulkopuolisen henkilökunnan tunnustilauslomake löytyy Intran lomakkeet -osiosta.
Ulkopuolisten käyttäjien (ufo-käyttäjät) tiedot talletetaan ufo-käyttäjärekisteriin. Ulkopuolisen käyttäjän tunnuksen anoja kirjataan UFO-rekisteriin myönnetyn identiteetin omistajaksi. Tunnus sulkeutuu välittömästi anotun käyttöoikeuden päättymispäivän jälkeen.
Lisätietoa Intrassa Ohjeita ->IT-palvelut ->käyttöoikeus- ja tunnistuspalvelut:
- Lapin yliopiston ulkopuolisten käyttäjien käyttäjätunnukset
- Käyttöoikeuden jatkamisesta, kun työsuhde päättyy.
|