Rekisterin nimi
LUMA-keskus Lapin toiminnan henkilötietorekisteri
Päiväys
Laatimispvm: 26.6.2020
Muutospvm: 25.6.2023
Rekisterinpitäjä
Lapin yliopisto
PL 122, 96101 Rovaniemi
Yliopistonkatu 8, 96300 Rovaniemi
Puh. 016 341 341
Y-tunnus 0292800-5
Rekisterin vastuuhenkilö
hallintojohtaja Ari Konu
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
yliopisto-opettaja Pekka Muotka
LUMA-keskus Lappi
pekka.muotka@ulapland.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Lakimies Hannu Mikkola
Hallintoyksikkö
hmikkola@ulapland.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan väliaikaisesti LUMA-keskus Lapin toiminnan tai tapahtumien järjestämiseksi. Tietoja käytetään toiminnan tai tapahtuman järjestämiseksi, toimintaan tai tapahtumaan osallistuneiden henkilöiden laadun ja määrän tilastointiin, toimintaan tai tapahtumaan osallistuneiden kontaktoimiseksi sekä mahdollisen tavaroiden ja kirjeiden toimittamiseksi. Henkilöiden allergian ja terveystietoja kerätään toimintaan tai tapahtumaan osallistuvan henkilön terveyttä haittaavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi
Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen ja suostumukseen.
Rekisterin tietosisältö
- nimi
- syntymävuosi
- koulu tai oppilaitos ja koulutuslinja
- puhelinnumero
- huoltajan nimi
- huoltajan puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- huoltajan sähköpostiosoite
- lähiosoite
- postinumero
- postitoimipaikka
- allergiat
- muut toiminnassa tarpeelliset osallistujaan liittyvä asiat, esim. lääkitys, epilepsia, ym.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään toimintaan osallistuvalta itseltään tai huoltajaltaan toimintakohtaisesti tai tapahtumakohtaisesti kyselylomakkeen, sähköpostiviestien, puheluiden tai tekstiviestien kautta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien LUMA-keskus Lapin järjestämän toiminnan tai tapahtuman järjestäville toimijoille tarvittavilta osin samoin ehdoin sekä tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät
Lapin yliopiston LUMA-keskus Lapin henkilökunnan Microsoft-tilit sekä Webropol-tilit.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
A) manuaalinen aineisto: Aineisto säilytetään lukitussa arkistossa.
B) sähköisesti käsiteltävät tiedot: Rekisterissä olevien tietojen käsittely edellyttää erillistä tietojärjestelmän käyttöoikeutta. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan käyttämistä. Käyttäjätunnus on voimassa määrätyn ajan.
Tietojen säilytysaika
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Kaikki kerätyt henkilötiedot tuhotaan toiminnan tai tapahtuman päättymisen jälkeen viimeistään 1 kk kuluessa henkilötietoa koskevasta toiminnasta tai tapahtumasta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaan:
- tietojen tarkastusoikeus
- tietojen korjaaminen
- tietojen poistaminen
- tietojen käsittelyn rajoittaminen
- tietojen siirto-oikeus
- vastustamisoikeus
Yhteishenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, yhteystiedot selosteen alussa.
Tämä lomake on myös toimitettu Lapin yliopiston kirjaamoon 26.6.2020: kirjaamo@ulapland.fi