Rehtorin päätös 12.6.2020
Asia: Opinnäytetöiden sähköinen arkistoiminen ja julkaiseminen
Arkistolaitos on antanut vuonna 2016 päätöksen (AL/11085/07.01.01.03.02/2016), jonka mukaan ”Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 ja 11 §:n nojalla pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa yliopistojen (558/2009) sekä Maanpuolustuskorkea-koulun (402/1974 sekä 668/1992) ylempään korkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat opinnäytetyöt sekä lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat.”
Lapin yliopisto on ottanut vuoden 2020 alusta Dynasty 10 -asianhallintapalvelun käyttöön, joka mahdollistaa opinnäytetöiden sähköisen säilyttämisen ja siirtämisen sähköiseen arkistoon.
Vararehtori Satu Uusiauttin johtama työryhmä on käsitellyt pro gradu- ja lisensiaatintutkielmien sekä väitöskirjojen sähköistä arkistointia ja julkaisemista ja valmistellut uutta toimintatapaa palvelevan vaatimus- ja prosessikuvauksen (liite).
Työryhmä pitää perusteltuna ja mahdollisena, että 1.8.2020 alkaen pro gradu -tutkielmat,
Lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat arkistoidaan ja julkaistaan sähköisesti. Myös opinnäytetöiden arvostelu ja käsittely voisi tapahtua jatkossa pelkästään sähköisessä muodossa. Samasta ajankohdasta lähtien voidaan työryhmän mielestä opinnäytetöiden paperisten arkistokappaleiden painamisesta luopua. Tekijä voi edelleen halutessaan painattaa opinnäytetyöstään kappaleita omaan käyttöönsä omalla kustannuksellaan.
Esitys:
Päätettäneen siirtyä Lapin yliopiston pro gradu - ja lisensiaatintutkielmien sekä väitöskirjojen sähköiseen arkistoimiseen ja julkaisemiseen 1.8.2020 alkaen. Sähköiseen toimintatapaan siirtymisessä noudatetaan liitteessä kuvattuja vaatimuksia ja prosessia.
Päätös: Esityksen mukaan.
Antti Syväjärvi Ari Konu
Rehtori Hallintojohtaja
LIITE 12.6.2020
Opinnäytetöiden sähköinen arkistoiminen ja julkaiseminen – vaatimukset ja prosessi
Pro gradu -tutkielmat, lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat arkistoidaan ja julkaistaan 1.8.2020 alkaen sähköisesti. Opinnäytetöistä ei paineta paperisia arkistokappaleita. Opinnäytetyöt myös arvostellaan ja käsitellään sähköisessä muodossa. Tekijä voi edelleen halutessaan painattaa opinnäytetyöstään kappaleita omaan käyttöönsä omalla kustannuksellaan.
Sähköinen prosessi edellyttää seuraavat toimet:
(1) Opinnäytetöille luodaan tiedonohjaussuunnitelma, joka sisältää tietoa ohjaavat metatiedot (esimerkiksi julkisuusluokka, henkilötietoluonne, säilytysaika). Dynastyyn avataan asia, jolle opinnäytetyö voidaan lisätä asiakirjana.
(2) Pro gradu - ja lisensiaatintutkielmien tiivistelmäsivulle lisätään seuraava kohta tiivistelmäsivulla olevien tutkielmatietojen yhteyteen:
__ Tutkielma ei sisällä muita kuin tekijän/tekijöiden omia henkilötietoja.
Tiedekunnat ovat vastuussa omien tiivistelmäohjeiden ja -pohjien päivittämisestä. Seuraava tieto lisätään opinnäytteitä koskeviin ohjeisiin (www-sivuille, oppaisiin):
Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön. Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen.
Henkilö voidaan tunnistaa esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen tai jonkin hänelle tunnusomaisen tekijän perusteella. Lisätietoa: https://tietosuoja.fi/mika-on-henkilotieto
(3) Opinnäytetöiden viemisestä Dynastyyn vastaa tiedekunnan hallintohenkilökunta (hallintosihteeri tai vastaava). Heille järjestetään koulutus järjestelmän käyttöön elokuussa 2020.
(4) Opiskelija ohjeistetaan opinnäytetyön tallentamiseen Laudaan pro gradu -tutkielman hyväksymisen yhteydessä ja siitä muistutetaan erikseen vielä myös tutkintotodistusta anottaessa. Otetaan käyttöön siis ns. tuplamuistutussysteemi.
(5) Opinnäytetöiden sähköinen arkistoiminen ja julkaiseminen esitellään tiedekuntien edustajille Opetuksen johto- ja kehittämistyöryhmässä.
Sähköisen arkistoinnin prosessi 1.8.2020 alkaen:
Tiedekuntaneuvosto arvostelee opintonäytetyön ----->
Tdk toimittaa opinnäytetyön Dynastyyn pysyvästi säilytettäväksi ----->
Opinnäytetyön tallentaminen Laudaan (Opiskelija)
Ulkopuolisen kustantajan kustantamissa, painetussa muodossa olevien opinnäytetöiden kohdalla toimitaan kustantajan ehdoilla julkaisun osalta. Aina, kun mahdollista, arkistoitavaksi valitaan sähköinen julkaisu.
Tiedekuntaneuvosto
arvostelee