FI / Tietohallinto ja IT-palvelut / Yhteiset palvelut

Office 365

Office 365

Office 365 -palvelupaketti

Yliopistossamme on käytössä Office 365 -palvelupaketti, joka sisältää OneDrive for Business -palvelun kautta

  • verkkotallennustilaa henkilökohtaisia tiedostoja varten
  • Skype for Business-palvelun kautta uuden verkkokokousalustan ja pikaviestipalvelun
  • OfficeOnline-palvelun, jonka kautta Word, Excel, PowerPoint ja OneNote ovat käytettävissäsi lähes kaikilla päätelaitteilla www-selaimen kautta
  • ilmaiseksi kotikoneille ladattavan Microsoft Officen uusimman version.

Kirjautuminen

Kirjaudu Office 365 -palveluun osoitteessa o365.luc.fi yliopiston käyttäjätunnuksellasi, joka on muodossa käyttäjätunnus@ulapland.fi, eli esimerkiksi mmeikala@ulapland.fi. Salasana on sama, jota käytät kirjautuessasi esimerkiksi WebOodiin, Lapin yliopiston sähköpostiin ja tietokoneluokkien työasemiin.

OneDrive for Business

OneDrive for Business tarjoaa tallennustilaa, johon pääset käsiksi www-selaimella tai Windows PC, iPhone, MAC tai Android –laitteeseesi ladattavalla sovelluksella. Tallennuskapasiteetti on 1 Tt.

OneDrive for business käytön suositukset

OneDrive soveltuu tallennuspaikaksi normaalisti suurelle osalle työtiedostoistasi. Rajoittamaton tallennustila mahdollistaa isojenkin tietomäärien tallentamisen. On kuitenkin hyvä muistaa, että OneDrive –kansion tiedostoista ei tehdä varmuuskopioita, eikä esimerkiksi vahingossa poistettuja tiedostoja ole välttämättä mahdollista palauttaa. Älä koskaan tallenna OneDrive -tallennuspalveluun arkaluontoista tai salassa pidettävää tietoa, kuten henkilö- tai pankkitietoja, tai liikesalaisuuden alaisia tietoja. Älä myöskään käytä sitä ainoana tallennuspaikkana arvokkaalle tiedolle. Tällaisen tiedon tallentamiseen tulee käyttää esimerkiksi Lapin yliopiston henkilökohtaisia \\halla\home\ -kansioita.

Lue tämä ennen palvelun käyttöönottoa

Office 365 -pilvipalvelujen käyttö

Office 365 -pilvipalvelut soveltuvat hyvin esim. opetusmateriaalin luomiseen, säilyttämiseen ja jakamiseen. Palvelut ovat yliopistomme henkilökunnan ja opiskelijoiden käytettävissä, ja ne ovat otettavissa käyttöön annetun ohjeistuksen mukaan. Palveluja käytettäessä on kuitenkin syytä huomioida nämä ohjeet.

Office 365 pilvipalveluissa Microsoft takaa sopimuksellisesti tiedostojemme tietosuojan ja tietojen säilymisen fyysisesti EU-alueella, jolloin niissä pätee EU:n tietosuojalainsäädäntö.


Vastaat itse tallentamistasi tiedoista

Koska LUC IT -palvelut eivät kykene mitenkään valvomaan pilvessä olevia tietojamme, jokainen opiskelija ja työntekijä vastaa itse palveluihin tallentamistaan tiedoista. Ongelmia voi aiheutua mm. siitä, ettei LUC IT -palvelut voi selvittää ongelmatilanteita kuten omissa palveluissaan; esimerkiksi vakavassa sairastumisessa tai kuolemantapauksessa LUC IT -palveluilla tai henkilön omaisilla ei ole pääsyä materiaaliin.

Älä tallenna palveluun arkaluontoisia tietoja

Erityisesti on syytä tarkkaan harkita, mitä toimintaamme, henkilötietoihimme ja taloustietoihimme liittyvää materiaalia pilvipalveluun tallennetaan ja/tai käsitellään. Mm. opintosuoritukset, opiskelijoiden arvioinnit, tutkimusten suunnitelmat, kehitystyö, henkilötiedot, taloudelliset (esim. liike- tai ammattisalaisuutta koskevat) ja arkistointi- tai säilyttämisvelvollisuuden alaiset tiedot eivät kuulu ulkopuolisiin palveluihin talletettaviin tietoihin.

Vikatilanteissa vastuu on käyttäjällä

Pilvipalvelu ei takaa tietojen säilymistä palvelussa vakavissa vikatilanteissa. Myös käyttäjän itse vahingossa poistamaa tietoa ei saada palautettua. LUC IT -palvelut suosittelee, että käyttäjämme varmistavat tärkeät pilvipalveluun tallentamansa tiedot LUC IT -palveluiden ylläpitämälle omalle henkilökohtaiselle verkkolevylleen tai siirrettävälle tallennusvälineelle, kuten ulkoiselle kiintolevylle tai USB-muistille.