Virve Hyysalo. Valokuva: Heidi Strengell.
Yhteissuunnittelun ja muotoilun lähestymistavat tarjoavat palvelukehitykseen valtavasti mahdollisuuksia, etenkin julkisella sektorilla. Mutta kuinka mahdollisuudet voidaan muuntaa käytännöksi? Virve Hyysalo tutkii väitöskirjassaan, miten Helsingin keskustakirjasto Oodia suunniteltiin yhdessä yli 3 000 kaupunkilaisen ja kumppanin kanssa. Tutkimus osoittaa, että yhteissuunnittelulle asetetut tavoitteet ja pitkäkestoisetkin vaikutukset voidaan saavuttaa. Se kuitenkin edellyttää, että yhteissuunnittelu nähdään yksittäisiä menetelmiä laajemmin, rakennetaan tiiviiksi osaksi suunnittelua, päätöksentekoa ja toimintakulttuuria sekä toteutetaan yhdessä moninaisen osallistujajoukon kanssa.
Kymmenen viime vuoden aikana suomalaisella julkisella sektorilla on alettu hyödyntää muotoilun lähestymistapaa ja yhteissuunnittelua yhä monimutkaisempaan kehittämistyöhön, kuten esimerkiksi vaativan palvelukehityksen välineenä tai vaikeiden yhteiskunnallisten haasteiden ratkaisussa. Tämä kehityssuunta voi mahdollistaa kaikille kansalaisille aiempaa laajemman osallistumisen yhteiskunnan palveluiden, toimintamallien, tilojen, instituutioiden ja jopa rakenteiden muovaamiseen sekä demokratian vahvistamiseen. Tahto kansalaisten osallisuuden vahvistamiseen näkyy myös uusimmassa hallitusohjelmassa, jossa luvataan kansalaisille uudistuneita mahdollisuuksia vaikuttaa ja osallistua. Yhteissuunnittelussa ja muotoilussa tunnistetaan siis paljon mahdollisuuksia, mutta niiden toteutumisesta osana käytännön suunnittelua on ollut aiemmin tarjolla niukasti tutkimustietoa.
FM Virve Hyysalo keskittyy väitöstutkimuksessaan tähän muotoilun tutkimuksen katvealueeseen. Hän tarkastelee yhteissuunnittelun toteutumista käytännössä esimerkkinään Helsingin keskustakirjasto Oodin palvelukehitys. Oodi lukeutuu kansainvälisessäkin vertailussa niihin harvoihin laajan mittakaavan julkisen sektorin suunnitteluprojekteihin, missä yhteissuunnittelua on tehty konkreettisesti yhdessä kansalaisten kanssa läpi koko prosessin siinä missä perinteisesti tämänkaltaisia projekteja on kehitetty "ylhäältä alas". Hyysalo toimi projektissa yhteissuunnittelusta vastaavana vuorovaikutusasiantuntijana.
− Jotkin kirjastot palvelevat vielä edellisen aikakauden tai ikäluokan tarpeita. Oodista haluttiin tehdä edelläkävijä: sen haluttiin auttavan ihmisiä kehittämään kykyjään ja löytämään paremmin paikkansa sosiaalisten, kulttuuristen, taloudellisten ja digitaalisten ilmiöiden keskellä. Tavoitteena oli luoda rikas kaupunkikokemus ja kaikille avoin kohtaamispaikka, joka edistäisi samalla myös yhteiskunnallista vuoropuhelua, Hyysalo taustoittaa.
Tämän vuoksi Oodin suunnittelusta ja kehittämisestä tehtiin avointa, yhteistyöhön perustuvaa ja osallistavaa. Samalla kaupunkilaisten rooli muuttui: kirjastoa ei suunniteltu heille, vaan heidän kanssaan.
− Palveluiden ja sisältöjen suunnittelu avattiin jo varhaisessa vaiheessa kaupunkilaisille niin, että heidän ideansa muovasivat muun muassa kansainvälisen arkkitehtuurikilpailun ohjelmaa ja tilaohjelmaa, päätöksentekoa, hankesuunnittelua sekä myöhemmässä vaiheessa itse palveluiden kehitystä. Oodin tapauksesta poikkeuksellisen tekee myös se, että yhteissuunnittelua voitiin toteuttaa pitkäkestoisesti, eri menetelmien avulla, moninaisen osallistujajoukon kanssa, Hyysalo kertoo.
Havainnekuva Oodista Kansalaistorilta päin. Kuva: Helsingin kaupunki / Kuvio
Millaisista aineksista rakentuu vaikuttava yhteissuunnittelu?
Keskustakirjasto Oodin kohdalla laajamittainen yhteissuunnittelu mursi raja-aitoja asiantuntijoiden, suunnittelijoiden, johtajien, työntekijöiden ja eri käyttäjäryhmien välillä sekä rakensi suunnittelusta keskinäiseen vuorovaikutukseen perustuvan oppimisprosessin. Yhteissuunnittelun aktiviteettien repertuaari oli laaja ulottuen muun muassa digitaalisista ideointialustoista osallistuvaan budjetointiin, useamman kuukauden toimineista käyttäjäyhteisöistä kumppaniverkostotoimintaan sekä edelläkäyttäjätyöpajoista erilaisiin pop up -kohtaamisiin käyttäjien kanssa urbaaneissa kaupunkitapahtumissa.
Ajallisesti pitkä ja erilaisia menetelmiä hyödyntävä yhteissuunnittelu tarjoaa kiinnostavan mahdollisuuden tarkastella kunkin yhteissuunnittelutekniikan mahdollisuuksia ja rajoituksia sekä sitä, miten yhteissuunnittelusta muodostuu aidosti uutta avaavaa ja vaikuttavaa, eikä pelkkää näennäisosallisuutta.
– Moni organisaatio on herännyt siihen, että käyttäjäosallisuuden lisäämisen tavoittelusta ja ”ruksin piirtämisestä osallistumisboksiin” täytyy päästä eteenpäin syvempään osallistumisen tarkoituksen ajatteluun sekä osallistumisen kohdentamiseen ja toteuttamiseen eri osapuolia aidosti palvelevalla tavalla. Vaikuttava yhteissuunnittelu tulisi rakentaa osaksi palvelukehitystä ja toimintakulttuuria sisältä päin niin, että sillä on aito yhteys suunnitteluun ja päätöksentekoon. Oleellisia eivät niinkään ole eri menetelmät vaan se, kuinka erilaiset osallistumisen tavat kytketkään laajempiin demokraattisiin prosesseihin ja avoimen palvelukehityksen periaatteisiin, Virve Hyysalo sanoo.
Hyysalon mukaan muotoilussa, yhteissuunnittelussa ja niiden tutkimuksessa on pitkään painotettu uusien menetelmien kehittämistä, minkä tuloksena on syntynyt satoja, ellei tuhansia, yhteissuunnittelun metodeja.
– Ei ole millään tavalla yllättävää, että erilaisilla yhteissuunnittelun muodoilla on erilaisia etuja ja rajoituksia. Juuri näiden erojen vuoksi on luotu niin monia erilaisia työkaluja. Yhteissuunnittelua ei kuitenkaan voida typistää vain yksittäisten menetelmien oppikirjamaiseksi toteuttamiseksi, varsinkaan silloin kun puhutaan laajan mittakaavan kehittämistyöstä. Huomiota tulisi kohdistaa tutkimuksessa enemmän siihen, kuinka käsitellään monimutkaisia yhteissuunnitteluprosesseja, joissa mukana on keskenään erilainen joukko osallistujia ja jossa taustalla vaikuttavat moninaiset intressit, tavoitteet, demokratiaymmärrykset sekä päätöksentekomekanismit. Palvelukehitystyö on kuitenkin viime kädessä aina päätöksiä, ei ainoastaan vuoropuhelua, Hyysalo toteaa.
Oodi-hankkeessa tasapainoteltiin jatkuvasti erilaisten intressien ja tavoitteiden keskellä. Niitä nousi esiin niin suunnitteluorganisaation sisältä kuin kaupunkilaisten ja sidosryhmien taholta. Usein tavoitteiden välille jäi jännitteitä ja ne vaikuttivat kaikkiin seuraaviin työvaiheisiin – toisin sanoen jännitteiden ratkaisu lykkääntyi käytännön työvaiheisiin. Nämä vaiheet erotettiin tässä tutkimuksessa kuudeksi eri yhteissuunnittelun työtyypiksi, joiden läpiviemiseksi tarvitaan monipuolista osaamista ja taitoa. Tästä näkökulmasta muun muassa osallistujien motivointi, prosessisuunnittelu, aikataulutus, menetelmät, tehtävänannot ja työkalut, fasilitointi ja ryhmädynamiikat, dialogin ylläpitäminen sekä dokumentaatio ja tulosanalyysit ovat suunnitteluratkaisuja ja säätöjä, jotka vaikuttavat suoraan yhteissuunnittelun luonteeseen, työskentelyn sujuvuuteen ja vaikuttavuuteen. Tällainen lukuisista osaratkaisuista koostuva työ on suuressa roolissa yhteissuunnittelun onnistumisessa. Yhteissuunnittelun ideaalit ja tavoitteet toteutuvat, tai jäävät toteutumatta, näiden ratkaisujen välittäminä.
– Oodin kokemusten perusteella julkisen sektorin ei kannata edetä niin kutsutusti ”helppoa ja tuttua tietä” eli kehystää suunnittelua valmiiksi totutuista rooleista ja raameista käsin, vaan antaa kaupunkilaisten olla vahvemmin mukana muovaamassa myös toiminnan lähtökohtia. Enemmän huomiota tulisi kiinnittää yhteissuunnittelun laatuun määrän sijaan. Nykyajan monimutkaiset ongelmat ja toimintaympäristöjen nopeat muutokset vaativat julkiselta sektorilta uudenlaista kykyä vuorovaikutukseen, dialogiin ja avoimuuteen. Laajasti ymmärretty ja toteutettu yhteissuunnittelu mahdollistaa tämän, Hyysalo kiteyttää.
Havainnekuva Oodista sisältä kolmannesta kerroksesta. Kuva:
Helsingin kaupunki/ Kuvio
Näkymä Oodin kolmannesta kerroksesta. Kuva: Helsingin
kaupunki/ Aki Rask
Tietoa väitöstilaisuudesta
FM Virve Hyysalon väitöskirja Yhteissuunnittelu ja palvelumuotoilu julkisen sektorin kehityssuuntina: kaupunkilaiset tekijöinä, käyttäjinä ja kumppaneina Oodin suunnittelussa tarkastetaan Lapin yliopiston taiteiden tiedekunnassa perjantaina 25. helmikuuta 2022 klo 12 alkaen etäyhteyksin. Vastaväittäjänä toimii apulaisprofessori Sanna-Maria Marttila Kööpenhaminan IT-yliopistosta ja kustoksena professori (emerita) Kaarina Määttä Lapin yliopistosta.
Väitöstä voi seurata etänä. Linkki tilaisuuteen löytyy Lapin yliopiston verkkosivuilla julkaisusta tapahtumatiedosta.
Tietoa väittelijästä
Virve Hyysalo työskentelee vuorovaikutusasiantuntijana Helsingin kaupungilla, tehtävänään muotoilla ja yhteissuunnitella tulevaisuuden kulttuuri- ja vapaa-ajan palveluita. Hän uskoo, että muotoiluperustaisilla ja dialogisilla lähestymistavoilla on paljon annettavaa ihmisten mukanaolon tukemisessa, asiakaskokemuksen ja palveluiden kehittämisessä sekä yhteiskunnallisten haasteiden ratkaisemisessa, kun niitä käytetään yksittäisen menetelmän sijaan läpileikkaavana toimintatapana. Hän vastasi Oodin yhteissuunnittelusta, missä uudentyyppisillä avauksilla ja aktiviteeteilla haettiin motivoivia ja vaikuttavia muotoja kansalaisten osallisuuteen yhteiskunnallisissa suunnitteluhankkeissa.
Lisätietoa
Virve Hyysalo
virve.hyysalo (at) pentagondesign.fi
P. 050 565 1069
twitter @wirwe
Tietoa julkaisusta
Virve Hyysalo: Yhteissuunnittelu ja palvelumuotoilu julkisen sektorin kehityssuuntina: kaupunkilaiset tekijöinä, käyttäjinä ja kumppaneina Oodin suunnittelussa. Acta electronica Universitatis Lapponiensis 333. ISBN 978-952-337-308-2. ISSN 1796-6310. Lapin yliopisto, Rovaniemi 2022.
Julkaisun pysyvä osoite on: https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-337-308-2