Ohjeita tietopyynnön laatimista varten (asiakirjajulkisuuskuvaus)
Lapin yliopisto ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain mukaisesti. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kansalaiset, organisaatiot ja muut tahot voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 13 §:ssä edellytetyllä tavalla.
Tietopyyntö
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Kun tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä.
Tietopyynnön laatiminen ja käsittely
Tietopyyntö tulee lähettää Lapin yliopiston kirjaamoon joko sähköisesti kirjaamo@ulapland.fi tai postitse Lapin yliopisto, PL 122, 96101 Rovaniemi. Henkilötietojen tarkastus-, oikaisu- ja poistamispyyntöä koskevat lomakkeet ja toimintaohjeet löytyvät
Tietosuoja-sivulta (ulapland.fi)
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulisi yksilöidä, mitä asiaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Hakutekijöinä voivat olla esimerkiksi asian, hankkeen, yrityksen, yhteisön tai henkilön nimi, asianumero sekä ajankohta.
Tietopyyntö rekisteröidään kirjaamossa ja toimitetaan eteenpäin oikealle taholle vastattavaksi. Tietopyyntöön vastataan viivytyksettä, mutta viimeistään kahden viikon kuluessa. Mikäli pyyntö koskee laajoja asiakirjakokonaisuuksia, pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa.
Lapin yliopiston tietovarannot ja niiden käyttötarkoitukset
Hallintoasiat ja johtaminen
- Korkeakoulujen hallintoasioiden ohjaus, toiminnan suunnittelu, järjestäminen toteuttaminen, kehittäminen, päätöksenteko ja johtaminen, kansallinen yhteistyö, laadunhallinta kansallisesti, alueellisesti ja korkeakoulujen välillä
Henkilöstöasiat
- Henkilöstöasioiden ohjaus, osaamisen kehittämiseen liittyvät asiat, palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen, palvelusuhteeseen liittyvät asiat, työhyvinvoinnin asiat, arvonimien ja kunniamerkkien myöntäminen
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
- Kirjanpitoon, maksuliikenteeseen, omaisuuden hallintaan, talouden suunnitteluun, rahoitukseen, verotukseen, matkustukseen, hankintoihin ja vakuutusten hallintaan liittyvät asiat
Lainsäädäntö ja oikeudellisten etujen valvonta
- Säädösvalmisteluun osallistuminen, oikeudellisten etujen valvonta
Kansainvälinen toiminta
- Kansainväliseen toimintaan osallistuminen, kansainvälisten asioiden ohjaus, kansainvälinen liikkuvuus
Tietohallinto ja IT-palvelut, tiedonhallinta ja viestintäpalvelut
- Tiedonhallinta ja tietopalvelut, viestintä ja tiedottaminen, tietohallinto ja IT-palvelut, tietoturvallisuus ja tietosuoja
Turvallisuus ja yleinen järjestys
- Turvallisuus ja varautuminen
Rakentaminen ja kiinteistöt
- Rakennukset ja rakentaminen, tilojen vuokraus, kiinteistöjen ylläpito, korjaus ja huolto, kiinteistöjen tekninen suojaus, turvallisuus
Ympäristöasiat
- Ympäristöasioiden ohjaus, energiatehokkuuden seuranta
Koulutus ja kirjasto
- Koulutuksen ja opetuksen suunnittelu ja ohjaus, opiskelijavalinnat, opiskeluoikeuden ylläpito, opetuksen järjestäminen, opintojen arviointi, opinnäytetyöt, opiskelijan kurinpito
Tutkimus- ja kehittämistoiminta
- Tutkimus- ja kehittämistoiminnan ohjaus, tutkimus- ja kehittämistoiminnan hankesuunnittelu ja toteuttaminen, tutkimuseettinen toiminta, tutkimusluvat, tutkijakoulutus, taiteellinen toiminta, tiedekeskustoiminta, julkaisusopimukset
Palveluiden myynti
- Palveluiden myynnin ohjaus, kongressipalvelut, tutkimuspalveluiden myynti, koulutus- ja kehittämispalveluiden myynti