Virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös on aina tehtävä suoraan alkuperäisestä asiakirjasta. Jäljennökset oikeaksi todistavien leimojen ja allekirjoitusten tulee aina olla alkuperäisiä ja mukana tulee olla kaikki alkuperäiseen dokumenttiin kuuluvat sivut.

Jotta oppilaitoksen myöntämä asiakirjan jäljennös on virallisesti oikeaksi todistettu, jäljennökseen tulee lyödä oppilaitoksen virallinen leima. Oppilaitosten virallisissa leimoissa on yleensä oppilaitoksen nimi ja symboli. Jäljennöksessä tulee lisäksi olla oppilaitoksen edustajan allekirjoitus, nimenselvennys sekä virkanimike. Leima, jossa lukee pelkästään "jäljennöksen oikeaksi todistaa" tai "certified copy", ei ole oppilaitoksen virallinen leima. Huomioithan, että oppilaitos ei myöskään voi virallisesti oikeaksi todistaa tutkintotodistusta, jonka on myöntänyt jokin muu organisaatio (esim. Ylioppilastutkintolautakunta tai IB-organisaatio) tai toinen oppilaitos.

Jos jäljennöksesi ei täytä yllä mainittuja vaatimuksia, käänny jäljennöksen oikeaksi todistaneen tahon puoleen ja pyydä uusi jäljennös, joka täyttää vaatimukset.

Virallisen käännöksen mistä tahansa asiakirjasta saat viralliselta kääntäjältä. Suomessa virallisia kääntäjiä ovat henkilöt, joilla on lain 1231/2007 mukainen oikeus toimia auktorisoituina kääntäjinä. Opetushallituksen ylläpitämästä rekisteristä voit tarkistaa, ketkä Suomessa ovat virallisia kääntäjiä. Jos et ole Suomessa, voit hankkia virallisen käännöksen myös oleskelumaassasi viralliselta kääntäjältä.

Virallisen käännöksen oppilaitoksen myöntämästä tutkintotodistuksesta tai muusta asiakirjasta saat myös asiakirjan myöntäneeltä oppilaitokselta.

Käännös on virallinen vain jos seuraavat ehdot täyttyvät:

Muut kuin viralliselta kääntäjältä tai asiakirjan laatineelta oppilaitokselta saadut käännökset eivät ole virallisia käännöksiä.

Jos käännös on saatu viralliselta kääntäjältä, käännöksen kaikilla sivuilla on oltava kääntäjän leima tai kääntäjän allekirjoitus tai molemmat. Jos käännös on saatu todistuksen myöntäneeltä oppilaitokselta, käännöksen kaikilla sivuilla on oltava oppilaitoksen leima tai oppilaitoksen edustajan allekirjoitus tai molemmat.

Laillistaminen

Jos et saa koulutusasiakirjojesi virallisesti oikeaksi todistettuja kopioita asiakirjat myöntäneestä oppilaitoksesta, voit toimittaa koulutusasiakirjojen laillistetut kopiot.

Laillistaminen voi tapahtua kahdella eri tavalla sen mukaan, sijaitseeko asiakirjat myöntänyt oppilaitos maassa, joka on sopimuspuoli vuonna 1961 tehdyssä Haagin yleissopimuksessa. Haagin yleissopimuksen ratifioineissa maissa myönnetyt asiakirjat laillistetaan apostille-todistuksella (leima tai paperitodistus). Muissa maissa myönnetyt asiakirjat laillistetaan kaksivaiheisessa menettelyssä: ensin kyseisen maan ulkoministeriössä ja sen jälkeen samassa maassa sijaitsevassa toimivaltaisessa Suomen suurlähetystössä tai konsulaatissa.

Apostille-todistus (leima tai paperitodistus) tarvitaan, jos viranomaiset ovat myöntäneet asiakirjan maassa, joka on ratifioinut vuoden 1961 Haagin yleissopimuksen. Tietoja Haagin yleissopimuksesta ja englanninkielinen luettelo sopimuspuolista on täällä:

Ulkomaisten yleisten asiakirjojen laillistamisvaatimuksen poistamisesta 5.10.1961 tehty Haagin yleissopimus (englanniksi)

Sivulla on myös tietoa apostille-todistuksia eri maissa myöntävistä viranomaisista.

Apostille-todistuksen on oltava kiinteästi ja selkeästi liitetty kaikkiin asiakirjoihin, joiden virallisuuden se todistaa.

Jos asiakirja myönnetään maassa, joka ei ole Haagin yleissopimuksen sopimuspuoli, asiakirjan laillistaa sen myöntävän maan ulkoministeriö, minkä jälkeen samassa maassa sijaitseva toimivaltainen Suomen suurlähetystö tai konsulaatti laillistaa asiakirjan ja todistaa, että kyseisellä ulkoministeriön virkailijalla on laillistamiseen tarvittava toimivalta.