Yliopisto-opettaja Heikki Huilaja ja yliopistonlehtori Hanna Vuojärvi ovat vetäneet yhteen osaamisen suuntaamisen toimintamallin palautekyselyn tulokset. Tutkijat kuuluvat Lapin yliopiston osaamisen suuntaamisen toimintamallia kehittävään suuntaa-projektiryhmään. Tutkijoiden mukaan kysely nostaa esille sen, että mallin avulla henkilöstö ratkoo edelleen pääasiassa käytännön arjessa selviytymistä kuin kykenee arvioimaan osaamista tai sen suuntaamista.
Kevään 2016 palautekysely toteutettiin viime vuotta suppeampana. Vuoden 2015 palautteen perusteella työsuunnittelumallin kehittämisessä painopisteeksi valittiin ryhmät ja niiden toiminta. Niinpä myös palautekysely keskittyi ryhmätason toiminnan seurantaan. Ryhmällä tarkoitetaan toimintamallissa oppiainepoolia, tutkijaryhmää tai koulutusohjelmaa, jolle on jaettu oma osuus yksikön tavoitteista.
Kyselyllä haettiin tietoa ryhmäjaon onnistumisesta, ryhmien konkreettisesta toiminnasta työn suunnittelussa ja siitä, kuinka ryhmät voisivat edelleen kehittää suunnittelumallia. Palautteen perusteella Huilaja ja Vuojärvi tiivistävät mallin haasteet kolmeen sisältöalueeseen: ryhmien rakenne ja muodostaminen, työn reunaehdot suunnittelun mahdollistajana ja suunnittelun aikajänteet.
Malli ja arki
Huilajan ja Vuojärven mukaan suunnittelun maailma näyttäytyy edelleen kovin ihanteellisena verrattuna siihen, miten ihmiset työnsä arjessa kokevat. Mallilla nähdään olevan kokonaishyötyä erityisesti yksikön ja yliopiston kannalta, hyödyt ryhmän ja yksilön kannalta nähdään vähäisempinä.
– Vastausten perusteella voidaan sanoa, että mallin toteuttamisen ajallinen perspektiivi on väistämättä liian lyhyt. Esimerkiksi tutkimusryhmien muodostaminen ja tutkimusrahoituksen hakeminen ovat todella pitkiä prosesseja. Toisaalta voidaan kysyä, miten tutkija sitoutuu kehittämiseen, jos työsuhde on puoli vuotta tai vuoden. Jos malli halutaan saada toimimaan, pitäisi kysyä avoimesti, mihin mallilla loppujen lopuksi pyritään, Huilaja pohtii.
Suunnittelussa käytetty lomake koetaan vastausten perusteella riittäväksi ja edellistä vuosisuunnittelulomaketta toimivammaksi. Selvästi suurin osa vastaajista löysi lomakkeesta kaikki työnsä osa-alueet ja tehtävät. Vastaajat olivat jokseenkin samaa mieltä myös siitä, että käytetyt määrälliset indikaattorit soveltuvat hyvin työn kuvaamiseen.
– Toisaalta vaikka mallissa ja lomakkeessa on edelleen puutteita, vastaajat näkivät mahdollisena, että työn ja osaamisen suuntaaminen voisi tulevaisuudessa toimia entistä paremmin, mikäli siihen tarjottaisiin riittävästi resursseja, Vuojärvi sanoo.
Ryhmien rakenne
Vastaajien mukaan osaamisen suuntaamisen toimintamalli voisi jonkin verran lisätä vuorovaikutusta tai yhteisöllisyyttä, mutta vastaajat suhtautuivat epäilevästi mallin mahdollisuuksiin lisätä innostusta työn kehittämiseen.
– Osa kyselyn vastaajista piti jakoa ryhmiin luonnollisena ja työyhteisöön sopivana. Näissä ryhmissä toimintamalli ei ole juurikaan muuttanut käytännön työsuunnittelua ja malli nähdään uutena teknisenä sovelluksena, jonka opettelu vie oman aikansa. Toisaalta vastauksissa ihmeteltiin koko ryhmän käsitettä ja pidettiin tavoitetta toimia ryhmänä hyvin erikoisena. On vaikea nähdä yhteisöllisiä tavoitteita ja sopia niihin pääsemisen työmuodoista, jos ryhmää ja siihen kuuluvuutta ei voida edes tunnistaa, Huilaja sanoo.
Työn reunaehdot
Vastauksissa nousi varsin voimakkaasti esille ryhmille jyvitettyjen tavoitteiden ja tehtävien sekä henkilöstöresurssien välinen epäsuhta. Tällöin työn ja osaaminen suuntaaminen kääntyy lähinnä tasapuoliseen tehtävien jakoon, eikä osaamisen tunnistamiseen ja sen mukaiseen työn sisältöjen suunnitteluun ole mahdollisuutta.
– Suuri osa opetus- ja tutkimustehtävissä olevista työskentelee määräaikaisissa työsuhteissa, jotka eivät useinkaan kestä edes yhden vuoden suunnittelukautta. Epätietoisuus resurssien riittävyydestä, jatkuvuudesta ja vaihtuvuudesta johtaakin suunnittelussa lähinnä huoleen arkisten käytäntöjen sujuvuudesta, Huilaja sanoo.
Vastaajat näyttävät olevan varovaisen positiivisia sen suhteen, että uusi toimintamalli auttaa jatkossakin jakamaan tehtäviä tasapuolisemmin ja tuo läpinäkyvyyttä ja joustavuutta opetus- ja tutkimushenkilökunnan työsuunnittelukäytäntöihin. Näkemykset olivat samansuuntaisia myös sen suhteen, että työn suunnittelu auttaa opetus- ja tutkimushenkilökuntaa hahmottamaan tulevaa työmäärää suhteessa aikaan ja muihin resursseihin.
Suunnittelun aikajänne
Vastausten perusteella kalenterivuoden käyttäminen aikajaksona lukuvuoden sijaan koetaan edelleen jossain määrin ongelmallisena, koska opettamiseen liittyvät aikataulut kulkevat enemmän lukuvuoden kuin kalenterivuoden mukaan.
– Näyttäisi siltä, että yksi vuosi on liian pitkä aika, kun otetaan huomioon edellä kuvatut resurssiepävarmuudet. Toisaalta varsinkin tutkimukseen ja julkaisemiseen liittyvät prosessit ovat luonteeltaan paljon vuotta pidempiä, mikä taas tekee vuosisuunnittelusta vahvasti kuvitteellista. Malli itsessään antaisi kyllä mahdollisuuden toimia myös ryhmätasoisen työn suunnittelun välineenä, mikäli suunnittelun ja työn tekemisen ympäristöt olisivat sille suotuisat, Vuojärvi sanoo.
Ryhmien vastuuhenkilöiden rooli
Vastausten perusteella ryhmien vetäjien tehtävänä nähdään olevan lähinnä mallin käytäntöjen järjestäminen ja yksittäisten työntekijöiden tietojen saattaminen ryhmätasolle. Vastaajien mukaan se, mitä ryhmän vetäjän tehtäviin voisi kuulua, riippuu käytettävissä olevista resursseista ja siitä, mihin tällä mallilla ylipäänsä ollaan pyrkimässä.
– Vastauksissa korostettiin, että voidakseen toimia oma-aloitteisesti ja ohjaavasti ryhmien vetäjillä tulisi olla tehtävään tarvittavat resurssit ja työkalut. Toisaalta vastaajille oli epäselvää, halutaanko ryhmän johtajasta uusi esimiesjohtaja ja mikä olisi hänen suhde nykyiseen yksikkötason esimies- ja johtamisrakenteeseen, Huilaja sanoo.
Toimintamallin kehittäminen
Heikki Huilaja ja Hanna Vuojärvi nostavat vuosien 2015 ja 2016 palautekyselyjen perusteella esille muutamia keskeisiä osaamisen suuntaamisen toimintamallin soveltamista estäviä tai hidastavia tekijöitä, joihin puuttumalla osaamisen suuntaamista voitaisiin tukea.
Tutkijoiden mukaan työsuunnittelu olisi jatkossa sujuvampaa, jos
– ratkaistaan rinnakkaisten suunnittelusyklien, kalenterivuosittainen ja lukuvuosittainen, aiheuttamat haasteet
– päätetään määräaikaisuuksista nykyistä aiemmin ja työsuhteet olisivat pidemmälle selvillä
– kehitetään ryhmien kokoonpanoja paremmin toimiviksi niissä yksiköissä, joissa ryhmäjako ei nyt näytä olevan luonteva
– täsmennetään ryhmien vetäjien roolia suhteessa esimiesasemaan ja resurssivaltaan sekä suunnitellaan tarkemmin ryhmän vetäjien tarvitsema koulutus ja tuki, esimerkiksi esimiesfoorumi.
Osaamisen suuntaamista tulee tukemaan myös syksyn 2016 suunnittelukierroksella käyttöön otettava tietojärjestelmä, joka korvaa kahdella edellisellä suunnittelukierroksella käytetyn Excel-lomakkeen. Tietojärjestelmän käyttöön tullaan antamaan koulutusta. Lisäksi ryhmien ja yksiköiden hyödynnettäväksi tullaan systemaattisesti tuottamaan toteumatiedot edellisiltä suunnittelukausilta.
Palauteraportti kokonaisuudessaan löytyy täältä.
Keskustelu Osaamisen suuntaamisen toimintamallista jatkuu Pohtimolammella tiistaina 10.5.2016.
Ilmoittautuminen Pohtimolammen esimiesfoorumiin on jo päättynyt, mutta ilmoittautumalla viimeistään perjantaina 6.5. suoraan Riikka Uskelinille: riikka.uskelin (at) ulapland.fi, ehtii vielä mukaan.
LaY/Viestintä/Olli Tiuraniemi