Lapin yliopistolla näkyvä hallinnollinen hanke on meneillään oleva yliopiston strategian päivitys. Se muodostaa kuitenkin vain jäävuoren huipun kaikesta siitä kehittämistoiminnasta, jota hallinnon eri yksiköissä puuhataan.

Menossa on useita, osin strategiaan liittyviä ja osin siitä erillisiä kehittämishankkeita. Tässä tekstissä katsahdetaan niistä kolmeen: laatutyöhön, osaamisen suuntaamiseen ja brändäykseen.

Mikä on laadukasta?

Laatutyötä tehdään nykyisin niin yksityisissä yrityksissä kuin valtionhallinnossakin. Järjestelmän tavoitteena on toiminnan kehittäminen ja sen takaaminen, että yrityksen tai vaikkapa koulun kaikki prosessit noudattelevat määriteltyjä standardeja, siis ylittävät jonkin määrätyn riman.

Korkeakoulujen laatuprosesseissa laaditaan tyypillisesti kirjallisia ohjeistuksia esimerkiksi opiskelijoiden ohjaukseen ja tuutorointiin sekä kuvataan tutkimuksen julkaisuprosesseja ja tutkimuseettisiä vaatimuksia.

Huomiota kiinnitetään hyvin konkreettisiin seikkoihin, kuten siihen, toteutetaanko väitöskirjojen esitarkastusprosessit aina samoilla kriteereillä tai huomioidaanko opetuksen suunnittelussa opiskelijapalautteet systemaattisesti.

Laatutyöllä on viestinnällistä merkitystä. Kun koulu tai yritys on läpäissyt laatujärjestelmänsä auditoinnin eli käytännössä tarkastuksen, se voi mainostaa olevansa niin tasalaatuinen, että asiakas tai opiskelija voi odottaa aina saavansa vähintään standardien mukaista palvelua tai opetusta. Korkeakoulut tiedottavat auditointien läpäisyistä innokkaasti ja yksityiset yritykset koristavat seinänsä ISO-sertifikaateilla, jos sellaisen saavat.

KARVI perustetaan

Korkeakoulujen laatujärjestelmiä eivät auditoi sertifointiyritykset. Asialla on valtio ja tarkemmin sanottuna tuore Kansallinen koulutuksen arviointikeskus KARVI (http://www.edev.fi/). Uusi instanssi muodostui toukokuussa 2014, kun Korkeakoulujen arviointineuvosto, Koulutuksen arviointineuvosto ja Opetushallituksen arviointitoiminnot yhdistettiin.

KARVI toimii opetus- ja kulttuuriministeriön yhteydessä ja sen toimintaa valmistelee ja toimeenpanee sihteeristö, joka toimii Jyväskylän yliopiston erillisenä laitoksena. Auditointien lisäksi KARVI:n tavoitteena on tuottaa tietoa koulutuspoliittista päätöksentekoa varten.

Auditoinneissa kiinnitetään huomiota ennen kaikkea yliopiston laatujärjestelmään eli siihen, kuinka hyvin ja millaisilla tavoilla yliopisto pyrkii laatuaan varmistamaan.

Auditoinnin tarkoituksena ei siis ole arvioida opetuksen tai tutkimuksen laatua sinänsä, ellei laatujärjestelmän olemassaoloa ja tuntemusta sitten pidetä suoraan sen osana.

Auditointiin vuonna 2015

Lapin yliopistoon KARVI:n kaikennäkevä silmä tarkentaa vuonna 2015, kun vuorossa on yliopiston toinen auditointikierros. Tuleva auditointi työllistää yliopiston henkilöstöä jälleen laajasti. Moni osallistuu laatujärjestelmää kehittäviin työryhmiin ja saattaa joutua myös arviointiryhmän haastateltavaksi.

Laatutyötä ei voi paeta: se lankeaa korkeakoulujen osaksi tasapuolisesti ja kaikkialla. Lapin yliopiston laatupäällikkö Jukka Sankala sanookin, että laatutyöstä kannattaa päinvastoin ottaa irti kaikki hyöty, jota kehittämiseen voi liittyä.

Sankalan visiossa Lapin yliopiston laatua määrittää kaikilla tasoilla asiantuntemus, vastuullisuus sekä moraalisuus. Laatupäällikkö itse on täystyöllistetty tulevan auditoinnin parissa, sillä aikaa arviointiin ei ole enää paljoa.

– Auditointiin tarvittavien materiaalien tulee olla valmiita reilun vuoden kuluttua eli kesällä 2015. Nyt syksyllä lokakuussa muun muassa rehtorin asettamien ryhmien materiaalien, itsearviointiraporttien ja talon laatukäsikirjan tulee olla mahdollisimman pitkälle valmiita, jotta ehdimme vielä tarttua mahdollisiin puutteisiin sekä vahvistaa entisestään meidän vahvuuksia, Sankala kuvaa.

Ihminen ja instituutio

Henkilökohtaisen osaamisen suuntaaminen

Toinen merkittävä Lapin yliopistossa meneillään oleva prosessi on Suuntaa-hanke eli henkilökohtaisen osaamisen suuntaaminen, jota on valmisteltu yliopiston hallinnossa ja jonka etenemisestä suunnittelu- ja rahoitusjohtaja Tarja Särkkä taannoin raportoi.

Käytännössä kyse on tutkijoiden ja opettajien kokonaistyöaikasuunnitelman uudistamisesta. Nykyisin käytössä olevasta lomakemallista halutaan luopua ja tilalle rakennetaan sähköistä versiota, jossa uusitaan myös sisältö eli mittarit.

Uudessa järjestelmässä työajan suunnittelu lähtee yksiköiden eli tiedekuntatason ja pienempien ryhmien, kuten oppiaineiden tai vastaavien tavoitteista. Jokaiselle opetus- ja tutkimusyhteisöön kuuluvalle pyritään luomaan mahdollisuuksia kehittää itseään ja työuraansa opettajana ja tutkijana omista vahvuuksistaan lähtien. Siis: hyvät tutkijat saavat tutkia enemmän ja hyvä opettajat opettaa enemmän.

Yliopiston johto odottaa osaamisen suuntaamiselta paljon. Hanke toisi työajan suunnitteluun joustavuutta ja antaisi henkilökunnan toimia siellä, missä heidän työnsä on hedelmällisintä. Tämä tavoite mukailee myös taannoisen kansainvälisen arviointiraportin suosituksia.

”Tervetullut uudistus”

Huhtikuussa 2014 uutta järjestelmää demonstroitiin työryhmässä, johon osallistui väkeä yliopiston eri yksiköistä. Yhteiskuntatieteiden tiedekunnan edustajana ryhmässä oli mukana sosiologi Heikki Huilaja. Hän pitää työajan suunnittelun uudistamista sinänsä tervetulleena ajatuksena.

– Nykyinen malli ei ole mahdollistanut kovinkaan hyvin tosiasiallisen työn sisällön asettamista työsuunnitelmaan. Sekä työn kokonaismäärän että sen sisällön jakaantuminen ei ole oikein taipunut lomakkeen antamiin rakenteisiin. Nykyinen malli ei ole myöskään mahdollistanut kovin joustavaa seurantaa tai keskustelua esimiesten ja työntekijöiden kesken.

– Tavoitteena on saada paremmin näkyviin työnjaolliset asiat esimerkiksi oppiaineittain ja toisaalta antaa paremmat mahdollisuudet myös tehdä yksiköittäin ja oppiaineittain mielekkäämpää työnjakoa. Uusi malli sisältää erilaisia sopimiskeskusteluita, joita ei voi välttää.

Haasteitakin riittää

Kuten kriittisessä ja konservatiivisessakin yliopistomaailmassa tavallisesti, järjestelmämuutokseen liittyy myös ongelmia. Henkilökunta pitäisi ensinnäkin saada näkemään uusi järjestelmä hyödyllisenä ja tarpeellisena oman työn edistämisen kannalta, mikä vaatii panostusta.

Toiseksi jopa Lapin yliopiston tapaisessa pienehkössä korkeakoulussa on erilaisia opetus- ja tutkimusyksikköjä, joiden keskinäiset ja sisäiset rakenteet ja suhteet vaihtelevat. Miten luoda järjestelmä, joka tunnistaa sekä yhteiskuntatieteiden tiedekunnan heterogeenisen poolirakenteen, Matkailuinstituutin koulutustasoja yhdistävän toiminnan että Arktisen keskuksen tutkimusperustaisen arjen?

Sekään ei helpota järjestelmän kehittäjien työtä, että suuri osa tutkimushenkilöstöstä työskentelee pätkäsuhteissa ja vaihtaa säännöllisesti työpaikkaa tai yksikköä.

Huilaja näkee uudistuksessa myös syvempiä ongelmia. Hän pelkää, että osaamisesta tulee järjestelmässä mittayksikkö tai valuuttaa.

– Osaaminen tunnutaan ottavan aika annettuna, ikään kuin olisi olemassa jokin kaappi tai hylly, minne osaaminen olisi säilötty käyttöä varten. Sitten tämä osaaminen ajatellaan olevan jotenkin jaettavissa erilisiin osioihin, jotka puolestaan jyvitetään tarpeen mukaan eri ryhmille ja yksilöille.

– Osaaminen on käytännössä kuitenkin melko abstrakti asia, joka määrittyy tilanteisesti ympäristön, osallistujien ja tarpeen mukaan. Käytännössä tapahtuu niin, että osaaminen pelkistyy tutkintoja ja muita suoritteita mittaaviksi määrällisiksi tunnusluvuiksi, joista sitten käydään kauppaa. Eli lopulta kyse on enemmänkin tilastotyökalusta, joka on tarpeellinen osa tulosohjaukseen perustuvassa johtamismallissa.

– Uskon, että uudistus voi toimia kuitenkin hyvin varsinkin yliopiston johdon ja yksiköiden välisessä työnjaossa.

Tutkija Heikki Huilaja

Brändäystyö seuraa strategiaa

Kolmas merkittävä, mutta toistaiseksi näkymättömissä olevan prosessi on koko Lapin yliopiston brändin kirkastaminen. Tuleva brändi pohjautuu Lapin yliopiston uuteen strategiaan, jota on laadittu yliopiston strategisen tutkimuksen arviointiraportin pohjalta ja joka siunattaneen lopulliseen muotoonsa kuluvana kesänä. Brändi on uuden strategian viestinnällinen ilmaus.

Brändäystyötä valmistelevat yliopiston viestintäyksikössä kehittämispäällikkö Tarja Helala ja graafikko Irma Varrio. He sanovat, että yliopiston ilme kaipaisi päivittämistä, vaikka strategiaa ei olisi uusittu. Yliopiston visuaalinen ilme on vanhentunut ja markkinointimateriaali on epäyhtenäistä.

Myös sosiaalisen median ekspansio pakottaa pohtimaan yliopiston brändin soveltuvuutta uudenlaiseen viestintäympäristöön. Alkava brändäys merkitsee käytännössä koko yliopiston ilmeen uudistamista.

– Päivitämme yliopiston graafisen ilmeen ja viestit sekä sähköisen ja painetun viestintämateriaalin eli käytännössä verkkosivut, sosiaalisen median kanavat, printtimateriaalin ja tila- ja työyhteisöviestinnän ilmeen. Tavoitteena on entistä kohdennetumpi markkinointi opiskelupaikasta kiinnostuneille sekä jäsennellympi viestintä tiedeyhteisölle ja muulle yhteiskunnalle, Helala ja Varrio sanovat.

Pitkä prosessi

Strategian lisäksi uuden brändin pohjaksi kootaan ajatuksia muun muassa haastattelututkimuksen avulla. Tarkoitus on kartoittaa yliopistolaisten ja tärkeimpien sidosryhmien näkemyksiä käytössä olevista viestintäratkaisuista.

Työn aikana tehdään myös kilpailija-analyysi eli tutkitaan Suomen muiden yliopistojen viestintää ja kartoitetaan yleisemmällä tasolla viestinnän trendejä ja mahdollisuuksia eri kanavissa.

Muuttuneeseen viestintäympäristöön tulevaa brändiä täytyy pohtia ja rakentaa entistä monipuolisemmista lähtökohdista. Mielikuvien pitää välittyä toivotusti niin sosiaalisessa mediassa ja mobiililaitteissa kuin yliopistolla kustannetun väitöskirjan sisäkannessa.

Laaja työ ottaa aikansa. Ensimmäiset konkreettiset merkit ovat kuitenkin nähtävillä jo tulevana syksynä.

– Koko uudistusvaihe kestää arviolta 3-4 vuotta. Loka-joulukuun aikana 2014 päivitetään graafinen ilme, tunnusvärit ja typografia, sekä luodaan suuntaviivat uudistetulle www-sivustolle. Vuodenvaihteessa 2015 alkaa uuden ilmeen soveltaminen viestintämateriaaleihin siten, että ensimmäiseksi se viedään www-sivuille ja sosiaalisen median kanaviin, seuraavaksi opiskelijarekrytointi- ja printtimateriaaleihin ja lopuksi myös tilaviestinnän ratkaisuihin.

– Tavoitteena on, että vuoden 2017 loppuun mennessä brändäystyö näkyisi kaikessa yliopiston viestinnässä.

Kehittämispäällikkö Tarja Helala (vas.) ja graafikko Irma Varrio

Lay Viestintä / Tapio Nykänen