Tunnuksen luovuttaminen toiselle henkilölle on ehdottomasti kiellettyä. Salasana on uusittava kuuden kuukauden välein, tästä tulee automaattinen ilmoitus 14 vuorokautta ennen salasanan vanhentumista.
Käyttäjätili on voimassa työsuhteen keston ajan sekä sen ylittävät seitsemän päivää. Työsuhteen päätyttyä käyttäjätilit suljetaan ja niihin kuuluvat sähköpostilaatikot, pilvipalveluiden tiedostot (mm. OneDrive) ja kotihakemisto (\\halla\home tai \\viipus\home) poistetaan. Käyttäjän vastuulla on ottaa talteen tarpeelliset sähköpostit ja tiedostot ennen työsuhteen päättymistä.
Tarvittaessa tilapäistä jatkoaikaa käyttäjätunnukselle hakee tiedekuntasi/yksikkösi hallintohenkilökunta. Käyttäjän omalla ilmoituksella ei voi pyytää jatkoaikaa tunnukselle tai oikeuksia jaettuihin resursseihin.
Uusi työsopimus aktivoi saman käyttäjätilin takaisin käyttöön. Sähköpostilaatikko, pilvipalveluiden tiedostot (mm. OneDrive) tai kotihakemisto (\\halla\home tai \\viipus\home) eivät kuitenkaan tässä yhteydessä palaudu.
Käyttäjätunnuksen voimassaolon jatkoaikaa voidaan hakea sellaiselle Lapin yliopiston henkilökuntaan kuuluvalle käyttäjälle, jonka työsuhde tilapäisesti katkeaa tai jolle tiedekunta tai erillislaitos haluaa perustellusta syystä edelleen tarjota käyttöön yliopiston sähköiset palvelut .Käyttäjätunnuksen jatkoaika voidaan tilata jos työntekijän työsuhde yliopistoon päättyy, mutta hän jatkaa muulla rahoituksella tutkijana tai emeritus-professorina. Tällöin tunnus säilyy entisessä muodossaan, samoin siihen liitetyt palvelut kuten sähköpostiosoite.
Jos käyttäjä on ollut opiskelijana ja tulee töihin ilman palkkaa hänelle ei jatketa tunnuksen voimassaoloa vaan tehdään henkilökunnan u-tunnus.
Tunnuksen jatkoajan tilaa tiedekunnan vastuuhenkilö (dekaani, hallintopäällikkö) Intranetin Lomakkeet osion "Käyttäjätunnuksen voimassaoloajan jatkohakemus" lomakkeella lähettämällä sen täytettynä servicedesk(at) ulapland.fi -osoitteeseen.