FI / Tietohallinto ja IT-palvelut

IT-kilpailutus

Kysymykset ja vastaukset
Onko tarkoitus tehdä kiinteänmittainen vai toistaiseksi voimassa oleva hankintasopimus? Hankintailmoituksessa on ilmoitettu hankintasopimuksen voimassaoloajaksi 3 vuotta mutta sopimusluonnoksissa ne on merkitty toistaiseksi voimassaoleviksi?
Tarkoitus on tehdä 3 vuoden sopimus ja jatketaan toistaiseksi voimassaolevana. Irtisanomispykälät löytyvät sopimusluonnoksista.
Miten pitkälle aikajänteelle hankinnan ennakoitu arvo on laskettu?
Budjetti on tehty muiden organisaatioiden vastaavien hankintojen kokonaiskustannusten perusteella. Vertailutieto on ollut kahdesta 4 * suuremmista ja samankokoisista organisaatioista.
Miten menetellään jos pisteytyksen voittaneen tarjouksen hinta ylittää hankinnan ennakoidun arvon?

Todennäköiset vaihtoehdot sitoumuksetta

1. Keskeytetään kilpailutus

2. Neuvotellaan valitun voittajan kanssa hinnasta ennen lopullisen sopimuksen tekemistä.

Hyväksytäänkö osa tarjouksen liitteistä englanninkielisinä? Esimerkiksi ratkaisukuvaukset tai osa niistä sekä ratkaisun tekniset kuvaukset?
Hyväksytään.
Liite 5 Hinnoittelu: ”Käyttäjämäärällä tarkoitetaan samanaikaisten palveluun kirjautuneiden käyttäjien lukumäärää.” Ovatko palvelun ns. nimettyjen käyttäjien (ei samanaikaisesti palveluun kirjautuneiden) määrät suuremmat kuin taulukossa ilmoitetut? (Eli millaiset ovat nimettyjen käyttäjien määrät?)

Nimettyjen käyttäjien määrä ylittää taulukossa ilmoitetun käyttäjien määrän vain Chat-palveluhenkilöiden osalta. Chat-toimintoa tulee käyttämään päivystysvuorossa olevat henkilöt. Päivystysvuorossa on kerrallaan 6 henkilöä, ja vuorot jaetaan 12 henkilöisen ryhmän kesken.

Nimettyjä prosessikäyttäjiä on 46, ja luvussa on mukana myös vuorotyöläiset. Ilmoitettu 60 käyttäjää riittää kattamaan mahdolliset muutokset käyttäjämäärässä.

Henkilökunnan ja opiskelijoiden käyttäjätilit ” Esim. verkkolevyjen tai postituslistojen käyttövaltuushallinnan automatisoinnit AD-ryhmien kautta. Merkitse tarvittaessa tarkennus kustannuksesta kommenttikenttään tämän välilehden lopussa.” Käyttövaltuushallinnan automatisointeja AD-ryhmien kautta ei ole esitetty Liitteessä 2 pakollisena eikä valinnaisena vaatimuksena. Mielestämme vaatimuksiin liittymättömien erikseen hinnoiteltujen lisäominaisuuksien kustannusten ilmoittaminen tässä kohdassa ei ole loogista, koska se vain heikentää laajempia ominaisuuksia mahdollisesti tarjoavien toimittajien saamia pisteitä. Mikäli niille halutaan hintatieto tässä, niin voisitteko ystävällisesti lisätä ne pakollisiin vaatimuksiin? Tai voisitteko vaihtoehtoisesti lisätä ne valinnaisiin vaatimuksiin ja käsitellä niiden hinnat valinnaisissa optioissa?

Kyseessä on vain esimerkki.

Korjaus: Henkilökunnan käyttäjätilit, mikäli jokin vuosimaksu on sidottu henkilökunnan määrään, ilmoitetaan se tähän kohtaan. Esim. jokin tarjotun kokoonpanon mukaisen tuotteen ominaisuus aiheuttaa vuosimaksun AD:n henkilökuntakäyttäjätilien perusteella. Merkitse tarvittaessa tarkennus kustannuksesta kommenttikenttään tämän välilehden lopussa.

Opiskelijoiden käyttäjätilit, mikäli jokin vuosimaksu on sidottu henkilökunnan määrään, ilmoitetaan se tähän kohtaan Esim. jokin tarjotun kokoonpanon mukaisen tuotteen ominaisuus aiheutaa vuosimaksun AD:n opiskelijakäyttäjätilien perusteella.. Merkitse tarvittaessa tarkennus kustannuksesta kommenttikenttään tämän välilehden lopussa.

Valinnaiset optiot ”Optioiden toteuttamishinta ('Kyllä'-merkittyjen osalta)” Kysymys: Tarkoitetaanko tällä vain kertaluoteista työ- yms kustannuksista muodostuvaa hintaa? Missä ilmoitetaan valinnaisista optioista mahdollisesti aiheutuva käytön aikainen jatkuva kustannus (vuosihinta)?
Optioiden toteuttamishinnalla tarkoitetaan kertaluonteista hintaa toiminnon toteuttamiselle. Kaikki tarjotun kokoonpanon mukaisen tuotteen jatkuvat kustannukset (vuosihinta) ilmoitetaan hinnoittelulomakkeen Palvelun käyttömaksut –välilehdellä.
Liite 6 Toimitussopimusluonnos, kohta 10.4 5) Kuukausilaskutus käynnistyy… Kysymys/kommentti: Mitkä ovat eri käyttöönottovaiheissa tuotantokäytössä mukana olevien käyttäjien määrät? (Toimittajan ohjelmistopalvelun laskutus käynnistyy viimeistään tuotantokäytön alkaessa ja sen hinnan muodostuminen riippuu pääasiassa käyttäjien määrästä.)
Eri käyttöönottovaiheissa tuotantokäytössä olevien käyttäjien määrä pysyy samana. Käyttäjämäärät on ilmoitettu Liitteessä 5 välilehdellä Palvelun käyttömaksut taulukossa. Käyttöönottoprojektissa on mukana vain IT-palvelut, jonka käyttäjäryhmät käyttäjämäärineen ja asiakaskunta käyttäjäryhmineen on ilmoitettu taulukossa.
Tarjoukseen liitettävät asiakirjat 3. Palvelukuvaus/-kuvaukset ja 6. Tarjottua ratkaisua koskeva palvelukuvaus Kysymys: Selventäisittekö mikä on näiden kuvausten (3 ja 6) ero?

Kohdan kolme palvelukuvaukset ovat hankinta-, toimitus- ja palvelusopimuksen liitteitä, joilla kuvataan tarjottua palvelua. (Huomatkaa, että liitteenä olevat sopimukset ovat luonnoksia.)

Kohdan 6 Tarjottua ratkaisua koskeva palvelukuvaus kuvaa tarjotun ratkaisun kokonaisuutena.

LUC+ITSM+Liitteet+1_3_4_6_7_8_14, LUC IT-Palvelut Kysymys: Mitkä kaikki integraatiot tulee rakentaa käyttöönottoprojektissa? Sähköposti, AD, SCCM, Microsoft Identity Manager, Personec F ja Oodi on ainakin mainittu dokumenteissa.

Seuraavat integraatiot tulee rakentaa käyttöönotossa:

  • Sähköposti (Saapuvien sähköpostien nouto tiketeiksi, asiakasviestintä, automaatti-ilmoitukset ja –vastaukset)
  • AD (Käyttäjätilien ja käyttäjätietojen tuonti)
  • SCCM (inventaariotietojen tuonti)

Lisäksi käyttöön oton aikana rakennetaan muita integraatioita, mikäli ne ovat edellytys jonkin tarjotun toiminnon tai ominaisuuden toteuttamiselle.

Liite+5+Hinnoittelu, Optiovaatimuskokonaisuus 2 Kysymys: Mille kaikille palvelualueille ja palvelukatalogeille sekä kuinka monelle erilaiselle palvelupyyntöprosessin työnkululle hinta tulisi laskea? Kuinka monta prosessikäyttäjää kullakin palvelualueella on?

Optiovaatimusten yhteydessä käyttöön otolla tarkoitetaan kyseisten ominaisuuksien toteuttamisten käyttöön ottoa järjestelmään. Hinta merkitään, mikäli kyseinen ominaisuus ei sisälly järjestelmän perushintaan. Tilaaja hankkii näitä ominaisuuksia tarpeen mukaan erillisenä toimituksena.

Tavoitteenamme on määritellä itse muiden yksiköiden prosesseja järjestelmään, ja näin ollen hinta toiminnallisuuden toteutumiselle järjestelmässä riittää. Mikäli tarvitsemme konsultaatiota jonkin järjestelmän ominaisuuden käyttämiseen, tilaamme konsultaation hinnoittelulomakkeen ”Lisätyöt”-välilehden mukaisten hintojen perusteella. Käyttäjämäärien muutokset on huomioitu hinnoittelulomakkeen ”palvelun käyttömaksut”-välilehdellä.