Opiskeluoikeuden päätyttyä käyttäjätilit ja niihin kuuluvat sähköpostilaatikot, pilvipalveluiden tiedostot (mm. OneDrive) ja opiskelijalla mahdollisesti käytössä oleva kotihakemisto (\\halla\home tai \\viipus\home) poistetaan opinto-oikeuden päättyä. Käyttäjän vastuulla on ennen opiskeluoikeuden päättymistä ottaa talteen tarpeellinen sähköpostilaatikon ja muiden tallennuspaikkojen sisältö.
Käyttäjälle lähetetään normaalisti 1-4 viikkoa ennen tilin
sulkeutumista suomeksi ja englanniksi sähköpostitse automaattinen
tiedote, jossa tiedotetaan sulkeutuvasta tilistä.
Vaihtelu varoituksen
ajankohdassa johtuu siitä, että esimerkiksi opinto-oikeuksien
päättymispäivä saatetaan määrittää menneisyyteen opiskelijan
valmistuessa, jolloin tiedote lähetään heti, kun tieto käyttöoikeuden
päättymispäivästä saapuu MIM:iin. Jos päättymispäivä määritetään yli
kuukauden menneisyyteen, ei käyttäjä ehdi saada ilmoitusta, vaan tili
suljetaan seuraavana arkipäivänä.