Uuden mallin pilotointi aloitettiin Lapin yliopistossa viime syksynä. Prosenttipohjainen kokonaistyöajan suunnittelu korvaa aikaisemmin käytössä olleen tuntipohjaisen suunnittelun. Uuden mallin avulla opettajat ja tutkijat suuntaavat asiantuntija-aikaansa yhteisesti sovittujen tavoitteiden mukaisesti kukin omista vahvuuksistaan lähtien.

Mallilla tavoitellaan opetus- ja tutkimushenkilökunnan yhteistyön vahvistamista ja sen näkyväksi tekemistä, työn ja työnjaon tavoitteiden kirkastamista, työn tasapuolista jakautumista ja erityisosaamisen huomioon ottamista sekä työn entistä parempaa suunnittelemista ja johtamista yksikkötasolla.

Toiminnot uudessa mallissa on jaettu tutkimustoimintaan, tieteelliseen ja taiteelliseen jatkokoulutukseen ja jatko-opiskeluun, taiteelliseen toimintaan, perustutkintokoulutukseen, yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen ja yliopiston sisäiseen kehittämiseen. Yksiköt on jaettu ryhmiin, jotka voivat olla tutkijaryhmiä, oppiainepooleja tai koulutusohjelmia.

Järjestelmän haasteiksi koettiin muiden muassa opetus- ja tutkimushenkilökunnan asenteet uutta järjestelmää kohtaan, erilaiset opetus- ja tutkimusyksiköt, määräaikaiset työsuhteet sekä osaamisen määrittely ja sen mittaaminen.

Pilotointikierros onnistui varsin hyvin

Vararehtori Jukka Mäkelän mukaan uuden mallin taustalla on takavuosien keskustelu läsnäolosta ja tavoitteiden saavuttamisesta. Keskustelun pohjalta päätettiin ryhtyä kehittämään mallia, jossa katsotaan, mitä kukin todellisuudessa tekee.

– Järjestelmän keskiössä ei siis ole yksittäinen opettaja vaan ryhmä ja sen tehtävistä ja tavoitteista yhdessä sopiminen. On ymmärrettävää, että uuden mallin prosentit mietityttävät eli miten kaikki tekeminen saadaan mahtumaan sataan prosenttiin. Toinen järjestelmän haasteista on saada ryhmät ottamaan vastuu omista tavoitteistaan, Mäkelä pohtii.

Mäkelä korostaa, että uuden järjestelmän kehittäminen on vielä kokeilu- ja kehittämisvaiheessa. Lisäksi hän korostaa, että palkka- ja kehityskeskustelut on pidettävä erillään työn suunnittelusta.

– Suuntaa on koko maankin tasolla ainutkertainen malli, joten on selvää, että sen kehittäminen ei tapahdu hetkessä. Seuraavalla kierrokselle hiotaan muiden muassa lomakkeita, jotta ne saadaan vastaamaan entistä paremmin arjen käytäntöjä. Muita mietittäviä asioita ovat seurannan aikajänne, talousindikaattorit, ryhmäkoko, palkitseminen, yhteydet ylätason tavoitteisiin sekä ryhmien vetäjien vastuut, Mäkelä listaa.

Kaiken kaikkiaan ensimmäinen uuden mallin mukainen kierros onnistui Mäkelän mukaan yllättävinkin hyvin. Ryhmissä käydyt keskustelut ovat jo nyt muuttaneet tehtävien painopistettä uuteen suuntaan: yhteisten tavoitteiden kirkastumisen myötä painopiste on siirtymässä entistä suuremmassa määrin tutkimuksen suuntaan.

– Näkisin, että toiminnan pohtiminen ryhmätasolla auttaa myös uusien tutkimusavausten syntymistä ja kokonaan uudenlaisten opetussuunnitelmien luomista, Mäkelä linjaa.

Mäkelä uskoo, että kehittämistyön myötä järjestelmästä tulee tarkoitustaan vastaava, varsinkin kun tavoitteiden toteutumista ja kehitystä voidaan seurata entistä pidemmällä aikajaksolla.

– Uskon, että järjestelmä lisää läpinäkyvyyttä ja avaa uusia yhteistyön mahdollisuuksia entistä paremmin sen jälkeen, kun saamme kehitettyä kaikki osat kohdalleen, Mäkelä sanoo.

Malli selkiinnytti taiteellisen toiminnan tavoitteiden asetantaa

Taiteiden tiedekunnan dekaani Timo Jokela ei näe uuden mallin läpiviemisessä taiteiden tiedekunnassa kovin suurta muutosta verrattuna tuntiperustaiseen järjestelmään ja koulutusohjelmittain käytyihin kehittämiskeskusteluihin.

– Tiedekunnassa 1600 tunnin ohjausjärjestelmä vietiin vuosittain lävitse ohjatusti ja koulutusohjelmat pohtivat kokonaisuutta yhdessä. Tässä suhteessa uuteen malliin siirtyminen ei ollut taiteiden tiedekunnassa kovin dramaattinen uudistus, varsinkin kun henkilökunta koki uuden mallin helpompana ja informatiivisempana aikaisempaan malliin verrattuna, Jokela sanoo.

Taiteiden tiedekunnan ryhminä toimivat koulutusohjelmat, jossa työnjaot ja sopiminen tehtiin.

– Uudessa mallissa tehdään näkyväksi ja jaetaan se tosiasia, että työtehtävät ovat erilaisia. Toki meillä on edelleen henkilökuntaa, joiden työidentiteetti rakentuu opetuksen varaan. He kokevat, että opetus kattaa sata prosenttia heidän työstään ja on selvää, että jos pelkästään opettaa niin tulosindikaattorit eivät voi täyttyä kaikilta osin, Jokela sanoo

Mallin läpivientiä tiedekunnassa helpotti myös se, että tiedekunta sai ennen mallin käyttöönottoa tehdä muutoksia lomakkeeseen työtehtävien määrittelyn osalta. Taiteiden tiedekunnassa on erityislaatuisia työtehtäviä, jotka liittyvät muiden muassa oppimisympäristöinfraan. Lisäksi uusi malli selkiinnytti Jokelan mukaan taiteellisen toiminnan tavoitteiden asetantaa.

– Tähän mennessä taiteellinen toiminta on ollut pitkälti omaa henkilökohtaista toimintaa, johon työnantaja ja kollegat eivät ole puuttunut. Uudessa mallissa taiteellinen toiminta on kirjattu ja se on nostettu kaikkien nähtäville, Jokela sanoo.

Jokelan mukaan malli tekee näkyväksi kunkin työntekijän aikomuksen tehdä työtä. Sen jälkeen on helppo jälkeenpäin katsoa, mitä on saatu aikaan. Näin työstä suoriutuminen ei perustu enää yksittäisen henkilön mielikuvaan vaan se on selkeästi osoitettavissa eri indikaattoreiden avulla.

– Uusi malli pakottaa henkilökunnan ajattelemaan opetukset, tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan suhteen aivan uudella tavalla. Mielestäni juuri tämä tekee toiminnasta rehellistä ja läpinäkyvää, kaikki ovat ikään kuin samassa veneessä, Jokela kuvaa.

Ajankäyttöä voi katsoa myös tutkimuksen näkökulmasta

Kulttuuritalouden professori Anu Valtosen mukaan uusi malli toimi ryhmien tasolla varsin mukavasti, mutta myös hän korostaa, että mallin kehittely on prosessi, joka vaatii oman aikansa, vaikkakin yhteiskuntatieteiden tiedekunnassa ryhmäytymistä on harjoiteltu jo aikaisemminkin muiden muassa ryhmäkehityskeskusteluissa.

– Malli tekee tutkimusta ja opetusta näkyväksi ja valaisee muiden muassa sitä, miten monimuotoista akateeminen työ itseasiassa on. Lisäksi malli kannustaa katsomaan ajankäyttöä tutkimus- eikä vain opetustoiminnan kautta, kuten perinteisesti olemme pitkälti tehneet, Valtonen sanoo.

Mallin ympärillä käydyt keskustelut tekivät Valtosen mukaan näkyväksi kunkin oppiaineen vahvuuksia sekä yhteisiä haasteita ja kehittämiskohteita.

– Toki ajankäytön suunnitteluun liittyy aina myös haasteita. Inhimillisessä toiminnassa ja nopeatempoistuvassa akateemisessa maailmassa tulee eteen asioita, joita ei voi ennakoida eikä suunnitella. Ehkäpä jatkossa myös uudesta mallista tulee käydä kattavampi palautekeskustelu ryhmänä, Valtonen pohtii.

Valtosen mukaan uudessa mallissa käytetty lomake oli edeltäjäänsä käyttäjäystävällisempi.

– Ryhmämme oli tyytyväinen siihen, että uudistetussa lomakkeessa eri työtehtävät tulivat näkyväksi ja keskustelut tavoitteista ja niiden edellyttämästä toiminnasta käytiin yhdessä. Sen sijaan rahoitushakujen euromääräinen arviointi koettiin hankalaksi. Luontevampaa olisi ollut arvioida, kuinka paljon aikaa käytettiin ulkopuolisen rahoituksen hakuun.

Yhteiskuntatieteiden tiedekunnassa ryhmäytymisen perusteena käytettiin poolirakennetta. Tiedekunnassa oli siis kolme ryhmää, yksi kullekin poolille. Valtosen pooli muodostui kolmesta oppiaineesta: johtamisesta, hallintotieteestä ja soveltavasta psykologiasta.

– Tiedekunnalle jyvitetyt tavoitteet esimerkiksi maistereiden, tohtoreiden ja julkaisujen suhteen, jaettiin eri pooleille. Poolien sisällä tavoitteet jyvitettiin eri oppiaineille resurssien ja vahvuuksien mukaan.

Ryhmien sisäinen työajan suunnittelu tehtiin siis ryhmän yhteistyönä ja lisäksi jokainen ryhmäläinen laati myös henkilökohtaisen suunnitelman ottaen huomioon käydyt kehityskeskustelut ja ryhmän tavoitteet.

Valtosen mukaan näin ryhmät ja sen jäsenet pystyivät vaikuttamaan tavoitteisiinsa, joskin tilanteeseen vaikutti se, että työt esimerkiksi julkaisutavoitteiden saavuttamiseksi on tehty jo aikaisemmin.

– Uskon, että entistä pitkäjänteisemmän suunnittelun myötä ryhmien valta osaamisen suuntaamisessa vahvistuu ja työtehtäviin on mahdollisuutta luoda kiertoa ja vaihtelua, Valtonen sanoo.

Aikajänne mietityttää opetuspainotteista työtä tekeviä

Yliopisto-opettaja Pieti Tolvanen kuului kasvatustieteiden tiedekunnan luokanopettajankoulutuksen ryhmään, jossa oli mukana 23 henkilöä. Tolvanen pitää ryhmäkokoa kaikin puolin sopivana, etenkin kun ryhmäläiset tekevät paljon yhteistyötä keskenään.

Prosessin läpivienti aloitettiin ryhmäkeskustelulla, jossa pohdittiin ryhmän yhteisiä tavoitteita.

– Tavoitteista on toki aiemminkin puhuttu, mutta ei koskaan näin tarkasti. Ryhmä piti tavoitteita varsin haastavina, erityisesti maisteritavoitteen osalta. Tavoitteiden saavuttamista helpottanee tulevaisuudessa se, että ensi syksystä lähtien sisäänottoa kasvatetaan.

Pieti Tolvasen oma osaaminen suuntautui perustutkintokoulutukseen ja yhteiskunnalliseen vaikuttamiseen.

– Järjestelmässä joutuu yksilöimään aika tarkasti kaikki työtehtävät, joka on sinänsä hyvä asia. Toisaalta tuntuu turhauttavalta tehdä tulevan vuoden suunnitelmaa, joka pakostakin perustuu valistuneeseen arvaukseen opetuksen osalta.

Tolvanen ei koe uutta järjestelmää kovin suurena muutoksena vanhaan malliin verrattuna. Toki järjestelmä lisää läpinäkyvyyttä, mutta opetuspainotteista työtä tekeville se ei tuo kovin paljoa uutta.

– Opetuspainotteisessa työtehtävässä pääpaino on siinä, että kontaktiopetus pysyy asetetuissa tavoitteissa. Luulen, että järjestelmästä on enemmän hyötyä tutkimusta tekeville ja tutkimushankkeita suunnitteleville henkilöille.

Tolvanen kokee kalenterivuosiajattelun hankala opetustehtävissä toimivalle henkilöille, erityisesti luokanopettajapuolella.

– Tämä johtuu siitä, että syksyllä on mahdotonta tietää varmasti, kuinka paljon opetusta tulee olemaan vuoden kuluttua syksyllä. Tänä vuonna tilannetta hankaloitti se, että meillä oli samaan aikaan uusi OPS työn alla, Tolvanen sanoo.

Yhteenveto kyselystä valmistuu huhtikuussa

Lapin yliopisto on tehnyt keväällä 2015 kyselyn uuden mallin toimivuudesta. Kysely lähetettiin 320 yliopistolaiselle ja siihen vastasi 87 opetus- ja tutkimushenkilökuntaan kuuluvaa henkilöä. Vastausprosentti oli 27,2. Kysymyksiä kyselyssä oli kaikkiaan noin 40. Lisäksi kyselyssä oli mahdollista antaa avovastauksia. Yliopisto-opettaja Heikki Huilaja ja yliopistonlehtori Hanna Vuojärvi ovat tekemässä osaamisen suuntaamisen kyselystä yhteenvetoa, joka valmistuu huhtikuussa 2015.

 LaY/Viestintä/OT