Hankesopimuspalvelut

Nykyisin yliopistomme ja tutkijamme ovat mukana monissa valtakunnallisissa ja kansainvälisissä hankkeissa. Hankkeiden toteutus vaatii tiettyjä oikeudellisia toimenpiteitä ennen niiden käynnistymistä ja niiden aikana. Alla olevassa osiossa käsitellään hankkeisiin liittyviä oikeudellisia kysymyksiä. Osion tarkoitus on auttaa henkilökuntaamme ymmärtämään näitä kysymyksiä ja erityisesti hankkeiden suunnitteluvaihetta paremmin. Siinä esitellään vaadittujen asiakirjojen välillä olevia eroja, erilaisia sopimuksia ja hankkeisiin liittyviä vaiheita oikeudellisesta näkökulmasta.

Salassapitosopimus (eng. non-disclosure agreement, confidentiality agreement) on vähintään kahden osapuolen välinen sopimus, jossa määritellään se luottamuksellinen materiaali ja tieto, jonka osapuolet haluavat jakaa keskenään ja johon he haluavat estää kolmansien osapuolien pääsyn. Sopimuksella osapuolet vahvistavat, etteivät he paljasta sopimuksen alaista tietoa.

Sovellamme salassapitosopimuksia monenlaisissa tilanteissa, esimerkiksi silloin kun yliopisto haluaa keskustella yhteistyömahdollisuuksista ulkopuolisten organisaatioiden kanssa tai neuvotella kumppanuudesta yksityisten yritysten kanssa, jolloin joudutaan usein käsittelemään myös liike- ja ammattisalaisuuksia. Tällöin on sekä tarpeellista että osapuolien edun mukaista solmia salassapitosopimus, joka varmistaa, että neuvotteluissa voidaan puhua vapaasti.

Yliopiston työntekijöiden on varmistettava allekirjoittaessaan salassapitosopimusta, ettei sopimus rajoita heidän oikeuttaan julkaista tutkimustuloksia. Tämän takia salassapitosopimuksiin on sisällytettävä tiettyjä ehtoja.

Kysy neuvoa sopimusten valmisteluun ja tarkistamiseen hankelakimieheltä. Hän voi tehdä niihin tarvittaessa muutoksia ennen sopimuksen allekirjoittamista. Häneltä saat apua myös esimerkiksi siinä, onko tarpeellista tai etusi mukaista solmia salassapitosopimusta ennen kuin julkaisemattomista tutkimustuloksista keskustellaan ulkopuolisten organisaatioiden kanssa.

Aiesopimus (eng. memorandum of understanding) on kahden tai useamman osapuolen välinen sopimus, joka ei lähtökohtaisesti ole sitova. Siinä eritellään yhteistyön ehdot ja yksityiskohdat, kuten eri osapuolien vaatimukset ja velvollisuudet. Sen solmivat hankkeen osallistujat, ja sen tarkoituksena on määritellä tietyn ajan sisällä tapahtuva yhteistyö ja tehtävät toimenpiteet.

Sopimus luo puitteet konsortion jäsenten välisiin neuvotteluihin ja se solmitaankin yleensä aivan hankeneuvottelujen alussa, usein jo ennen hakemuksen jättämistä. Sopimuksessa osallistujat ilmaisevat tahtonsa osallistua hakemuksen ja hankkeen toteuttamiseen. Siinä myös kuvataan yhteisiä toimenpiteitä, selvennetään yhteisiä käytäntöjä viestintään, tiedonvaihtoon, raportointiin ja luottamuksellisuuteen sekä käsitellään sopimuksen purkamista ja muutoksia koskevia ehtoja.

Aiesopimus voi olla erittäin hyödyllinen väline, joka ilmaisee osapuolien sitoutumisen ja tällä tavalla edistää tehokasta yhteistyötä, yhdistää osallistujia yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi ja vahvistaa konsortion jäsenten välistä kumppanuutta.

Samassa merkityksessä käytetään esimerkiksi myös termiä letter of intention (LOI), joka ilmaisee osapuolten halun toimittaa palveluita tai aikomuksen osallistua toimintaan mutta ei kuitenkaan velvoita niitä juridisesti. Sopimus solmitaan hyvässä uskossa sillä perusteella, että se on reilu ja totuudenmukainen kuvaus allekirjoittajien aikomuksista.

Kaikkien EU:n puiteohjelmien rahoittamien projektien osallistujien tulee solmia konsortiosopimus (eng. consortium agreement). Tavallisesti konsortiosopimus käsittelee konsortion sisäistä organisointia. Se määrittelee myös EU-hankkeen osapuolien oikeudet ja velvollisuudet, jotka koskevat erityisesti hallinnon rakennetta ja rahoituksen jakamista mutta myös luottamuksellisuutta, korvausvastuuta ja immateriaalioikeuksia.

Toisin kuin avustussopimuksissa Euroopan komissio ei ole yksi konsortiosopimuksen osapuolista, vaan konsortiosopimus solmitaan hankkeen osallistujien kesken. Konsortiosopimus solmitaan ennen avustussopimuksen ja sen liitteiden allekirjoittamista.

Myös Lapin yliopiston rehtorin on allekirjoitettava konsortiosopimus. Hän vastaa siitä, että sopimus noudattaa ajantasaista lainsäädäntöä ja yliopiston tutkimusyhteistyösopimuksia koskevia ohjeistuksia.

Tavallisesti hankkeen koordinaattori valmistelee sopimusluonnoksen yhdessä lakimiehen kanssa ja lähettää sen toisille hankkeen osallistujille. Muualla laaditut sopimukset tulee tarkistuttaa Lapin yliopiston hankelakimiehellä ennen allekirjoittamista.

Avustussopimus (eng. grant agreement) on hankkeen koordinaattorin ja rahoittajan välinen sopimus, jossa sovitaan hankkeen rahoituksen ehdoista. Nämä ehdot määritellään sopimuksen pääosassa, ja niiden lisäksi sopimus koostuu erilaisista liitteistä. Avustussopimuksen allekirjoittavat EU:ta edustava Euroopan komissio ja hankkeen koordinaattori.

Toiset hankkeen osallistujat liittyvät sopimukseen allekirjoittamalla liittymislomakkeen (Accession Form, Liite III) ja ovat näin ollen sopimuksessa mainittujen oikeuksien ja velvollisuuksien alaisia. Tämä pätee myös kolmannen maan osapuoliin, jotka eivät saa hankerahoitusta EU:sta (”beneficiaries not receiving project funding”). Horisontti 2020 -ohjelmaan liittyvä avustussopimus allekirjoitetaan vain sähköisesti.

Karol Kowalski

Hankelakimies
etunimi.sukunimi (at) ulapland.fi
P. 040 4844026