Lapin yliopistossa on laadittu uudet ohjeet tutkielman toimittamisesta ja käytännöistä. Yliopiston johtoryhmän asettaman työryhmän laatimat ohjeet löytyvät yliopiston verkkosivuilta. Lisäksi tiedekuntien omilla nettisivuilla on annettu uusista käytännöistä tarkempia ohjeita.

Työryhmään kuulunut Ira Hietanen näkee uudistuksen tervetulleena opiskelijoiden näkökulmasta. Hietanen uskoo, että avoimessa julkaisuarkistossa oleva gradu edesauttaa tekijää työllistymisessä. Lisäksi sähköinen gradu toimii paperista versiota paremmin tietolähteenä.

- Sähköinen gradu on nykypäivää ja mahdollistaa gradujen hyödyntämisen ja saatavuuden jatkossa huomattavasti laajemmin ja paremmin, Hietanen sanoo.

Lapin yliopiston kirjaston kirjastosihteeri Eija Kumpula ja informaatikko Mirja Raivio toteavat uusien käytäntöjen tarkoittavan sitä, että graduja ei enää oteta paperisina versioina ollenkaan kirjastoon. Opiskelijan tulee lähettää gradustaan kirjastolle vain sähköinen versio, joka siirretään Doria- julkaisuarkistoon. Digitaalisesta arkistosta löytyy tällä hetkellä noin 800 gradua. Lapin ammattikorkeakoulun opinnäytteet sisältyvät ammattikorkeakoulujen vastaavaan, yhteiseen Theseus-julkaisuarkistoon.

Opiskelijan kaksi vaihtoehtoa

Mirja Raivio kertoo gradun tekijällä olevan nyt kaksi mahdollisuutta. Opiskelijalla, joka ei halua antaa graduaan vapaasti verkossa luettavaksi, on mahdollisuus luovuttaa gradu vain paikalliseen käyttöön. Lapin yliopiston kirjastossa on tällä hetkellä yksi kone jossa paikalliseen käyttöön luovutettuja sähköisiä graduja voi lukea.

Raivio jatkaa vielä, että opiskelija täyttää verkkojulkaisun lupalomakkeen jossa hän valitsee kahdesta vaihtoehdosta jommankumman. Tämän jälkeen hän lähettää lupalapun, sekä gradunsa pdf-tiedostona kirjaston gradut-sähköpostiin saatuaan tiedekunnaltaan tähän luvan.

- Kyseessä on julkinen asiakirja ja sen pitää olla kenen tahansa katsottavissa, Raivio kertoo.

Kirjastosihteeri Kumpula toteaa, että molemmat vaihtoehdot ovat jatkossa Doria-järjestelmässä, jonka nimi vaihtuu lähiaikoina. Vaikka painettu gradu katoaa kirjastoista, yliopistojen arkistoista se ei kuitenkaan katoa mihinkään. Tällä hetkellä opiskelijan tulee toimittaa kirjastolle gradu sähköisessä muodossa, mutta yliopistopainossa opiskelijan on otettava yliopistoa varten kolme kappaletta painettuna versiona. Näistä kaksi menee tiedekunnalle ja yksi yliopiston kirjaamoon arkistointia varten.

Hyötyjä ja haittoja

Kumpula toteaa hyväksi puoleksi uudessa järjestelmässä sen, että asiakkaat löytävät Doria- julkaisuarkistossa julkaistut gradut mistä päin maailmaa tahansa. Lisäksi sähköinen gradu palvelee erityisesti opiskelijoita, jotka eivät pääse kirjastoon paikan päälle. Raivion mukaan uusi järjestely tuo säästöjä niin työssä kuin tilantarpeessa. Paperisia graduja kirjastolla on noin 7000, mikä vie paljon hyllytilaa. Edelleen gradujen metatiedot kuitenkin tallennetaan ja asiasanat tarkistetaan tulevia tiedonhakuja varten.

Yhtenä haittapuolena pelkästään sähköisessä järjestelmässä on, että jos verkkoyhteyksissä on häiriöitä ja yhteydet eivät toimi, niin graduja ei pääse lukemaan. Lisäksi saattaa esiintyä pelkoa julkaisun katoamisesta tietokannasta. Raivio kuitenkin toteaa, että tietokantojen järjestelmät on pyritty tekemään sellaisiksi että julkaisut eivät sieltä noin vain katoa.

- Nyt kun rehtorin päätös on tehty, niin tiedekuntien pitäisi huolehtia siitä, että opiskelijat lähettävät sähköisen gradun kirjastolle, Raivio sanoo.

Ohjaajan on hyvä muistuttaa opiskelijaa sähköisen julkaisemisen eduista, sillä avoin julkaisu lisää niin tutkielman näkyvyyttä kuin mahdollisuutta siteeraamiseen. Kumpula ja Raivio kuitenkin pohtivat gradujen tiedekuntakohtaisia eroja. Esimerkiksi taiteiden tiedekunnan graafisen suunnittelun graduja voidaan haluta säilyttää nimenomaan paperisena.

Ira Hietasen mukaan taiteiden tiedekunnassa tehdyt gradut eivät välttämättä pääse sähköisinä versioina oikeuksiinsa.

- Erityisesti taiteiden tiedekunnan puolella töihin saattaa kuulua visuaalisuutta, jotka eivät välttämättä pääse samalla tavalla eduksi sähköisesti, Hietanen.

Hietanen uskoo painettujen gradujen katoavan tulevaisuudessa lähestulkoon kokonaan. Opiskelijat haluavat kuitenkin jatkossakin painetun kappaleen omasta gradustaan kirjahyllyynsä.

Pro gradu –tutkielman viimeistelyn uudet käytännöt

Joulukuussa 2013 Lapin yliopiston rehtori Mauri Ylä-Kotola päätti pro gradu -tutkielman viimeistelyyn liittyvistä uusista käytännöistä saman vuoden huhtikuussa asetetun työryhmän arvioiden mukaisesti. Yliopiston johtoryhmän asettamassa työryhmässä puheenjohtajana toimi opetusvararehtori Kaarina Määttä. Muita jäseniä olivat dekaanit Matti Niemivuo, Päivi Naskali, Juha Perttula ja Timo Jokela. Lisäksi hallinto- ja lakiasiainjohtaja Markus Aarto, kirjastonjohtaja Susanna Parikka ja ylioppilaskunnan hallituksen puheenjohtaja Ira Hietanen sekä verkko-opetuksen kehittämispäällikkö Sirpa Purtilo-Nieminen kuuluivat työryhmään.

LUC/Viestintä/J-EK